5 redenen om te werken met Smartdoc

Jouw data en die van je klanten? Die beveilig je -terecht- het liefst zo goed mogelijk. Soms is het echter vervelend om met alles wat daarbij komt kijken rekening te houden. Enter: Smartdoc - dé veilige en bovendien GDPR-conforme manier om jouw documenten op te slaan! Om deze 5 redenen wil jij er vandaag nog mee aan de slag.

Wat is Smartdoc?

Smartdoc is een handige tool van Anrova Solutions waarin jij je documenten en bedrijfsgegevens veilig en efficiënt kan centraliseren en beheren. Binnen één intelligent platform archiveer je er makkelijk al je documenten mee en organiseer je op een eenvoudige manier de administratieve processen in je bedrijf.

Welke voordelen biedt Smartdoc jou?

1. Safety first voor jouw documenten

Smartdoc biedt je een hoop meer veiligheidstools dan een klassieke boom- of mappenstructuur waarbij mappen zichtbaar blijven - ook wanneer u ze beveiligt.

Via Smartdoc...

• zijn documenten niet zichtbaar voor gebruikers of gebruikersgroepen.
• bepaal jij wie het recht heeft een document om te raadplegen, te printen of te wijzigen.
• bepaal jij wie de beveiliging of het logboek mag inkijken.

2. Smartdoc zorgt voor een overzichtelijker archief

Herkenbaar: je ontvangt een document, maar weet meteen dat je het eigenlijk niet echt nodig hebt op lange termijn. Daarom kies je ervoor om het op een (waarschijnlijk al volle) server of in een archief te bewaren.

Niet zo met Smartdoc. Binnen deze tool kan je documenten aan levenscycli koppelen, voorzien van een start- en einddatum en een bewaarperiode. Zo kan je lijsten aanleggen met informatie die niet strikt noodzakelijk is en dus ook automatisch verwijderd kan worden wanneer het daar tijd voor is.

3. Documenten krijgen een archiefbestemming en privacyniveau

Sommige informatie mag vernietigd worden - andere moet een nieuw leven krijgen. Sommige documenten zijn louter informatief, andere zeer gevoelig...  Via Smartdoc ken je makkelijk een eindbestemming en privacyniveau aan je documenten toe via de daarvoor voorziene ‘Document Protection’ templates.

4. Een logboek bijhouden wordt makkelijk: wie deed wat wanneer?

Wie heeft op welk moment wat gedaan, en met welk document? Dankzij Smartdoc hou je een uitgebreid logboek bij van wie toegang heeft gezocht tot welke documenten en wanneer. Vanaf het moment dat je document bijvoorbeeld gearchiveerd wordt, weet je exact wie een document heeft geprint, gemaild of gewijzigd.

Het logboek is bovendien enkel toegankelijk voor de bevoegde gebruikers. Alleen de gebruikers die het logboek mogen zien, krijgen het dus te zien.

5. Makkelijk zoeken doorheen heel het archief

De krachtige zoektool van Smartdoc vindt alle informatie onmiddellijk terug. Dankzij deze zoekfunctie kan je bijvoorbeeld een vergeten document, een bijlage van een oude mail of een scan van een contract doorzoeken ... Acties worden opgeslagen en kunnen worden geraadpleegd. Zoeken gaat bliksemsnel en de zoekresultaten kunnen verfijnd of gerangschikt worden.

Aan de slag met Smartdoc?

Ja, via Smartdoc werken is erg handig voor wie documenten op de meest veilige manier wil ordenen en centraliseren. Binnen één intelligent platform archiveer je niet alleen al je bedrijfskritische documenten, maar ook je administratieve werkstromen, zelfs diegene die verbonden zijn met je andere bedrijfstoepassingen zoals je ERP-systeem. Een win-win voor uw tijd en geld, maar ook: tevreden medewerkers!

Interesse om aan de slag te gaan met Smartdoc? Anrova Solutions bekijkt graag met jou welke oplossingen er voor jouw bedrijf te vinden zijn op maat! Neem contact op via onderstaand formulier of ga naar www.anrovasolutions.be/contact.