Tips voor efficiënte vergaderingen

Vergaderingen, het woord alleen al doet veel mensen huiveren. Maar vergaderen hoeft niet saai en langdradig te zijn. Met de juiste aanpak kunnen vergaderingen doeltreffend én leuk zijn. In deze blog delen we tips om efficiënt te vergaderen.

Start op tijd

Niets is vervelender dan te moeten wachten op collega's die te laat zijn terwijl er nog honderd dingen op je to do staan. Spreek daarom van tevoren af hoe laat de vergadering begint en zorg dat iedereen een reminder krijgt van de locatie van die vergaderzaal in Berchem. En, start op tijd. Als mensen te laat zijn, kunnen ze altijd later aansluiten. Een beetje discipline kan een wereld van verschil maken tegen de volgende vergadering.

Hou het kort

Niemand zit te wachten op ellenlange vergaderingen. Zeker, als het nodig is, neem je tijd. Te snel vergaderen is ook niet prettig. Maar hou het zo kort en bondig als kan. Maak op tijd een planning (agenda) en hou je daaraan. Lekker verder tetteren kan altijd nadien nog tijdens een informeel moment.

Stel een duidelijke agenda op

Een vergadering zonder agenda is als een voetbalwedstrijd zonder bal. Zonder een duidelijk plan van aanpak raak je al snel de weg kwijt. Stel daarom van tevoren een duidelijke lijst met te bespreken punten op en stuur deze naar de deelnemers. Zo weten zij wat er besproken wordt en kunnen ze zich ook goed voorbereiden. Zo voorkom je dat de vergadering uitloopt en dat er belangrijke punten vergeten worden.

Maak gebruik van de juiste tools

Je kan allerlei tools gebruiken om vergaderingen efficiënter te maken. Denk bijvoorbeeld aan Zoom of Microsoft Teams, waarmee je online kunt vergaderen. Handig als er iemand niet op locatie is, of van thuis uit werkt. Maar ook apps zoals Trello en Asana kunnen helpen bij het organiseren van een vergadering.

Zorg voor een goede voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dat je van tevoren alle benodigde informatie hebt verzameld en je alle mensen ruim op voorhand hebt uitgenodigd. Last minute switches terwijl jij je zinnen had gezet op een leuke vergadering in die vergaderzaal in Brussel waar je naar onderweg bent, is alles behalve leuk.

Geen one man show

Geef iedereen de kans om te spreken. Niets is zo frustrerend als een vergadering waarin één persoon de hele tijd aan het woord is. Een vergadering is een wisselwerking tussen alle deelnemers. Geef iedereen de kans om zijn of haar mening te geven, ook al leid je de vergadering.