Digitalisering van HR-administratie: een gamechanger voor de bedrijfswereld

Bedrijven vullen het takenpakket van hun HR-professionals steeds breder in. Het digitaliseren van HR-administratie helpt om efficiënter te werken. De foutenlast daalt en het centraliseren van data maakt ze vlot toegankelijk vanuit diverse toepassingen. Zorgvuldig omgaan met die data blijft wel een aandachtspunt.

Yarne Baeten (Sales Executive Officient bij Exact) heeft een achtergrond in digitale en contentmarketing. Hij zette zijn eerste professionele stappen in een softwareproductie-omgeving. Zijn interesse voor HR bracht hem ruim twee jaar geleden bij Exact. Stefaan Janssen (Sales Manager Officient bij Exact) werkte aanvankelijk bij een sociaal secretariaat. Hij begon als payroll-consultant, maar focuste al snel op digitale applicaties. Na jobs in productmanagement-, businessconsultancy- en salesfuncties, kwam hij ‘thuis’ bij Exact en de SaaS-oplossing Officient. Twee carrières op het raakvlak van HR en technologie. Twee professionals die ons meer kunnen vertellen over het digitaliseren van HR-administratie.

Digitaliseren van HR-administratie als antwoord op nieuwe uitdagingen

De rol van HR is vandaag niet meer dezelfde als twee decennia geleden. Destijds omvatte die hoofzakelijk office-management, evaluatiegesprekken en payroll-administratie. Die zaken maken nog steeds deel uit van de verantwoordelijkheden, maar er kwamen er een pak bij. Denk aan het opstellen van opleidingsplannen (in het kader van de Federal Learning Account - red), rekruteren & werven, onboarden en opstarten van medewerkers, carrièrepaden uitstippelen en opvolgen… “Om al die zaken te kunnen bolwerken heb je efficiënte tools nodig,” vertelt Yarne. Zo maak je tijd en ruimte vrij voor de vele bijkomende taken. Officient, de HR software van Exact, is perfect afgestemd op de behoeften van de KMO. Bij veel bedrijven maakt HR nog gebruik van programma’s als MS Excel en Word. Daardoor zitten de data vaak verspreid binnen de organisatie. Op zeker moment botst die manier van werken op haar grenzen en dringt het digitaliseren van HR-administratie zich op.”

Gespreide focus voor meer efficiëntie

De HR-afdeling vormt meer dan ooit een belangrijk speerpunt van de KMO. Ze speelt bijvoorbeeld een grote rol in het aantrekken en behouden van talent, een essentieel onderdeel van je groeistrategie. Dankzij het digitaliseren van HR-administratie behoud je het overzicht en kan je meer autonomie leggen bij verschillende mensen in je organisatie. Je gaat bepaalde handelingen automatiseren en data centraliseren. Daardoor ontlast je de HR-medewerkers, die beter kunnen focussen op andere cruciale taken. “Onze software is ontwikkeld met de behoeften van de HR-afdeling en de eindgebruiker voor ogen,” verduidelijkt Stefaan. “De efficiëntiewinst volgt voor een stuk uit het makkelijk uitwisselen van informatie met de sociaal secretariaten en andere stakeholders. De medewerkers kunnen ook zelf hun dossier raadplegen. Zodoende bevordert de applicatie de productiviteit, door een betere communicatie en samenwerking Er gelden natuurlijk wel specifieke autorisatieregels voor elke partij, die bepalen wie toegang verkrijgt tot welke data.”

Wat vergt het digitaliseren van HR-administratie van een KMO?

Stefaan: “Officient is de cloudbased HR-software van Exact, een intuïtieve oplossing met een moderne gebruikersinterface. Dergelijke SaaS-oplossingen (Software as a Service) zijn laagdrempelig qua implementatie en opstart. Je kan de applicatie op elke willekeurige device gebruiken. De technologie is bovendien zeer gebruiksvriendelijk voor de medewerker. Met Exact zetten we sterk in op het onboarden van nieuwe Officient-gebruikers. Ons online-helpcenter is daarnaast een ware kennis-databank met tutorials en artikels. Kortom, we bieden ondersteuning over de hele lijn. Van het opzetten tot het gebruiken van het systeem.” Dat betekent dat de KMO geen IT-specialist in huis hoeft te hebben om met Officient aan de slag te gaan. Zelfs niet om de applicatie uit te breiden met plug & play-koppelingen van derden. Stel je hogere technologische eisen, dan kan enige knowhow wel degelijk nuttig zijn. Maar in dat geval gaat het wellicht om een grotere organisatie, die over de nodige IT-profielen beschikt.

De drie pijlers van Officient

Het digitaliseren van HR-administratie levert tijd- en efficiëntiewinst op in vergelijking met de klassieke bandering van printen, invullen, tekenen en weer inscannen. De functionaliteiten van de applicatie situeren zich langs drie krachtlijnen.

1. Personeelsbeheer
   Alle relevante data over medewerkers, centraal bewaard op een ‘digitale personeelsfiche. De data zijn afkomstig vanuit een koppeling met het gegevensbestand van het sociaal secretariaat, al dan niet aangevuld met andere gegevens.
2. Verlofadministratie
   Ook dit kan verlopen via een koppeling met het sociaal secretariaat. De app bevat tevens een systeem van tijdsregistratie, met toegang tot de kalender met de verloftypes en een teller. De medewerker kan zijn verlofaanvraag automatisch doorsturen naar het sociaal secretariaat.
3. Onboarding-flow
   Officient heeft modules met personaliseerbare templates voor de verschillende workflows van het onboarding-traject. Je ontvangt automatisch talen en meldingen om alles op te volgen. Je houdt de documenten en contracten centraal bij en de medewerkers kunnen ze digitaal ondertekenen.

Wat betekent het digitaliseren van HR-administratie voor de medewerkerservaring?

Eén van de grootste voordelen van het digitaliseren van HR-administratie, is dat ook de medewerkers gebruik maken van het systeem. “Deze evolutie zet zich al enkele jaren door en binnenkort valt ze zelfs niet meer weg te denken,” aldus Yarne. “De medewerker staat almaar meer zelf in voor het aanvullen en beheren van zijn data en documenten. Het gaat dan om zaken als de verlofkalender raadplegen en verlof aanvragen. Medewerkers vormen een deel van de oplossing, maar tegelijk creëer je meer betrokkenheid. Jong talent is trouwens zeer gevoelig voor werkgevers die performante technologie inzetten.” De volgende logische stap is dat de KMO meer gaat investeren in de medewerkers. Via de module ‘Performance & Groei’ kan je het carrièrepad van medewerkers beter opvolgen en begeleiden. Op die manier draagt het digitaliseren van HR-processen bij tot de creatie van een optimale werkomgeving, met tevreden en gemotiveerde medewerkers.

Wat is de impact van het digitaliseren van de HR-processen?

Yarne: “Het mooie aan applicaties zoals Officient, is dat je het digitaliseren van HR-administratie niet in één keer moet doorvoeren. De modulaire opbouw maakt het mogelijk om dit op een organische manier, stap voor stap en op eigen tempo te doen. Je hoeft niet alle papieren documenten te digitaliseren om aan de slag te gaan. Met elke implementatie win ja aan tijd en efficiëntie, zodat je klaar bent voor de volgende stap. De investering betaalt zichzelf terug. En HR kan uitdrukkelijker investeren in talentmanagement.

Welke voordelen haalt de organisatie uit het digitaliseren van HR-administratie?

Minder papieren documenten gebruiken, printen en scannen resulteert in een kostervermindering. Automatisering levert een tijdbesparing op. En dankzij de foutenreductie, zijn de resultaten consistent en betrouwbaar. Ook in HR neemt het belang van rapportering en analyses toe. Welnu, Officiënt levert je KMO meer en betere HR-data op. Zo verkrijg je niet alleen een goed 360°-overzicht, maar kan je bovendien data-driven beslissingen nemen. Volgens Stefaan is het nu al duidelijk dat A.I. daarbij een steeds belangrijkere rol zal vervullen. “Organisaties focussen meer en meer op business-intelligence. Op het gebied van HR speuren de systemen naar tendensen in de evolutie van de medewerkers. De realtime-evaluaties maken de trends inzichtelijk, wat al dan niet proactieve maatregelen mogelijk maakt.” Ten slotte beantwoordt de Exact software Officient aan de strengste vereisten op het gebied van privacy en compliance. Zo gaat je KMO zorgvuldiger om met de data van haar medewerkers.

Vraag een demo aan van Officient

Je leest het: het digitaliseren van HR-administratie draagt bij aan een meer geïntegreerde, efficiënte en strategisch gerichte HR-functie binnen je kmo. Verneem je graag meer? Aarzel niet en neem vrijblijvend contact op met de specialisten van Exact.