Zomervakantie blijft organisatorische uitdaging voor veel kmo’s

​De zomervakantie blijft voor heel wat Belgische kmo's een jaarlijkse evenwichtsoefening. Hoewel de meeste ondernemingen hun vakantieplanning ruim op voorhand organiseren, ondervinden velen toch problemen om de dagelijkse werking vlot te laten verlopen. Dat blijkt uit een recent onderzoek van SD Worx bij 448 Belgische kmo's.

Goede planning voorkomt niet alle problemen

Twee op de drie kmo's (65%) geven aan dat ze vakanties tijdig en gestructureerd plannen. Vooral Vlaamse ondernemingen scoren sterk op dat vlak. Toch volstaat een goede voorbereiding niet altijd om alle uitdagingen op te vangen.

Zo zegt 26 procent van de kmo's elk jaar moeite te hebben om tijdens de schoolvakanties voldoende continuïteit te garanderen. Daarnaast ervaart 21 procent de personeelsplanning in juli en augustus als een terugkerende uitdaging.

Ook de dienstverlening komt soms onder druk te staan. Bij 15 procent van de ondernemingen zorgen personeelstekorten tijdens de vakantieperiode voor een merkbare impact op de service aan klanten.

Werkdruk stijgt tijdens de zomer

De zomer betekent bovendien niet automatisch een rustigere periode. Integendeel: 41 procent van de kmo's ervaart in juli en augustus net méér werkdruk, terwijl 39 procent aangeeft dat de druk afneemt.

Volgens Anneleen Verstraeten, juridisch adviseur voor kmo's bij SD Worx, onderschatten veel bedrijven de impact van vakanties op de dagelijkse werking.

"Veel werkgevers kijken uit naar een rustigere zomerperiode, maar dat geldt lang niet voor elke onderneming. Door vakanties, een beperktere bezetting en een werklast die niet noodzakelijk afneemt, ervaren vier op de tien kmo's net meer druk tijdens de zomermaanden. Een goede vakantieplanning alleen volstaat daarom niet; ook duidelijke back-upafspraken zijn essentieel om de continuïteit te verzekeren."

Vakantieplanning zorgt soms voor spanningen

Niet alleen de organisatie van het werk vormt een uitdaging. Ook binnen teams ontstaan geregeld discussies over vakantieperiodes.

Eén op de vijf kmo's (20%) ziet spanningen of conflicten ontstaan tussen medewerkers bij het plannen van vakanties. Dat maakt duidelijke afspraken en een transparante planning volgens SD Worx des te belangrijker.

Kmo's lossen tekorten vooral intern op

Wanneer er tijdens de zomer minder medewerkers beschikbaar zijn, zoeken ondernemingen in de eerste plaats oplossingen binnen de eigen organisatie.

Bij 31 procent wordt het werk of de planning aangepast om de bezetting op peil te houden. Daarnaast verschuift 23 procent medewerkers binnen teams en zet 17 procent overuren in om tijdelijke tekorten op te vangen. In Vlaanderen loopt dat laatste aandeel zelfs op tot 24 procent.

Volgens SD Worx blijft interne flexibiliteit de belangrijkste manier om vakantieperiodes op te vangen.

"Werk wordt herschikt, verantwoordelijkheden worden verdeeld en collega's springen tijdelijk bij. Zeker voor kleinere ondernemingen is een goede voorbereiding cruciaal. Hoe beter werkgevers zicht hebben op vakantiewensen, bezettingsnoden en mogelijke back-ups, hoe kleiner de kans op spanningen en hoe groter de kans dat klanten de impact nauwelijks voelen."

Jobstudenten blijven populairste oplossing

Wanneer interne oplossingen onvoldoende blijken, doen kmo's vooral een beroep op jobstudenten. Bijna een kwart van de ondernemingen (23%) schakelt tijdens de zomer studenten in om afwezigheden of piekperiodes op te vangen.

Daarnaast maakt 10% gebruik van externe partners, doet 9% een beroep op flexi-jobbers en werkt 8% met uitzendkrachten.

De grootte van een onderneming speelt daarbij een belangrijke rol. Waar slechts 14 procent van de kleinste ondernemingen jobstudenten inzet, stijgt dat aandeel tot ruim 60 procent bij kmo's met 50 tot 249 werknemers.

Voorbereiding blijft de sleutel

De resultaten tonen aan dat een tijdige vakantieplanning noodzakelijk blijft, maar niet volstaat om alle uitdagingen tijdens de zomer op te vangen. Zeker wanneer de werkdruk hoog blijft, zijn duidelijke afspraken, voldoende flexibiliteit en een doordachte personeelsplanning essentieel om zowel medewerkers als klanten optimaal te blijven ondersteunen.