VINCI Facilities haalt multisitecontract binnen voor technisch onderhoud

​Hoe organiseer je technisch onderhoud voor meerdere locaties zonder het lokale contact te verliezen? Met die uitdaging klopte een van de grootste Belgische distributeurs van sanitair-, HVAC- en installatiemateriaal, met tientallen vestigingen verspreid over het hele land, aan bij verschillende potentiële partners. VINCI Facilities haalde uiteindelijk het contract binnen. De doorslag? Een combinatie van landelijke dekking, lokale slagkracht, korte communicatielijnen en transparante opvolging.

“Je moet vooral de vraag van de klant goed proberen te begrijpen en bekijken waar je meerwaarde kunt bieden”, vertelt Bert Callens, Business Development Manager bij VINCI Facilities. Bert startte veertien jaar geleden bij het bedrijf als facilitymanager en maakte later de overstap naar businessdevelopment. Vandaag focust hij al ruim tien jaar op technisch onderhoud.

Waarom VINCI Facilities het multisitecontract binnenhaalde

De Belgische marktleider in de distributie van sanitair-, verwarmings- en installatiemateriaal beheert tientallen locaties verspreid over heel België. Voor het technisch onderhoud zocht het bedrijf één partner die het volledige netwerk kon ondersteunen. Daarvoor sprak het met verschillende partijen die landelijk actief zijn. VINCI Facilities overtuigde met een aanpak die centrale coördinatie en lokale verankeringsamenbrengt.

Het bedrijf werkt in België met regionale businessunits. Daardoor opereren de teams dicht bij de gebouwen en spelen ze snel in op concrete vragen. Tegelijk werken die businessunits samen wanneer een contract verschillende regio’s omvat.

Bij het nieuwe multisitecontract koppelt VINCI Facilities bovendien zoveel mogelijk één contractverantwoordelijke van de klant aan één eigen contractmanager. “Zo hou je operationeel heel korte lijnen”, legt Bert uit. Net die aanpak sloot aan bij wat de klant zocht.

Technisch onderhoud voor meerdere locaties vraagt overzicht

Een contract voor het technisch onderhoud voor meerdere locaties brengt een extra uitdaging mee. Geen twee locaties delen exact dezelfde technische realiteit. Installaties verschillen en ook hun bereikbaarheid varieert. Een installatie bevindt zich bijvoorbeeld in een kleine kelder of hoog tegen een plafond. In dat laatste geval heb je misschien een hoogtewerker of bijkomende veiligheidsvoorzieningen nodig.

Daarom vormt correcte informatie per locatie een belangrijk vertrekpunt. Voor deze opdracht leverde de distributiegroep zelf gedetailleerde gegevens aan over de installaties en praktische vereisten. Die transparantie helpt VINCI Facilities om een correcte prijs te bepalen en het onderhoud efficiënt te organiseren.

De afspraken maken bovendien een duidelijk onderscheid tussen:

• preventief onderhoud en rapportering;
• correctieve interventies en herstellingen;
• afzonderlijke verbeteringsprojecten.

Zo weet de klant wat binnen het vaste onderhoud valt en welke opdrachten apart aan bod komen.

Centrale opvolging, lokale uitvoering

Wie een nationaal netwerk van showrooms en logistieke sites beheert, wil niet alleen lokale service. Je wilt ook centraal zicht houden op wat er overal gebeurt. Daar speelt Archibus, de facilitymanagement-software waar VINCI Facilies mee werkt, een belangrijke rol. Via het klantenportaal volgt de klant onder meer werkbonnen, preventieve en correctieve planning en offertes op. Daarnaast kan hij zelf werkorders aanmaken. Zo ontstaat één overkoepelend overzicht voor de verschillende locaties.

Op het terrein zet VINCI Facilities multitechnisch opgeleide techniekers in. Wanneer een technieker tijdens een interventie een probleem meteen kan oplossen, pakt hij het ook direct aan. Dat helpt om efficiënt te schakelen en bijkomende interventies waar mogelijk te vermijden.

Lokale autonomie als troef

De regionale structuur levert nog een voordeel op: autonomie. De businessunits van VINCI Facilities krijgen ruimte om lokaal beslissingen te nemen. “Dat maakt dat wij enorm kort op de bal kunnen spelen”, vertelt Bert. “We houden daardoor bijna een kmo-mentaliteit aan.”

Tegelijk bewaken duidelijke afspraken de samenhang. Bij contracten die verschillende regio’s bestrijken, neemt één businessunit de centrale coördinatie op zich. Ze verdeelt de communicatie, verzamelt de rapportering en vormt het overkoepelende aanspreekpunt. Je krijgt dus geen verzameling losse lokale onderhoudscontracten. Je krijgt één aanpak, ondersteund door teams die de regionale realiteit kennen.

Technisch onderhoud voor meerdere locaties: schaal én nabijheid

Het nieuwe contract bij een toonaangevende Belgische speler in de technische distributie illustreert waar VINCI Facilities met zijn organisatie op mikt. Technisch onderhoud voor meerdere locaties vraagt voldoende schaal om tientallen gebouwen te ondersteunen, maar tegelijk genoeg lokale verankering om snel te reageren.

Precies die combinatie hielp VINCI Facilities om deze opdracht binnen te halen: één overkoepelende aanpak, rechtstreeks contact met de mensen op het terrein en digitale transparantie over het volledige contract. Groot genoeg voor landelijke dekking. Lokaal genoeg om kort op de bal te spelen.

Verneem je er graag meer over? Onze specialisten geven je met plezier tekst en uitleg.