10 dingen om zeker op te nemen in je arbeidsreglement

Je bent als werkgever verplicht om een arbeidsreglement op te stellen. Hieronder sommen we enkele belangrijke inhoudelijke regels op. Deze zijn enkel voorgeschreven indien de aard en de organisatie van de arbeid dit zouden vereisen.

#1 Aanvang & einde gewone arbeidsdag

Je moet in de eerste plaats in het arbeidsreglement opnemen wanneer de gewone arbeidsdag aanvang en einde neemt. Daarbij is het ook belangrijk dat je het tijdstip en de duur van rustpauzes, net als de gewone rustdagen vermeldt.

#2 Arbeid op zondag?

Indien er arbeid op zondag wordt verricht, moet je tevens de rustdagen ter vervanging in het arbeidsreglement opnemen. Om dezelfde reden moet je feestdagen en hun vervangingsdagen opnemen, evenals de richtlijnen voor de toekenning van eventuele extra rustdagen in geval van een prestatie op een feestdag.

#3 Deeltijdse arbeid, flexibele arbeidsregelingen of ploegenarbeid?

Bij deeltijdse arbeid, flexibele arbeidsregelingen of ploegenarbeid, neem je ook de uurroosters op in het arbeidsreglement. Je zal steeds moeten aanhalen hoe je de gepresteerde arbeidstijd zal meten en controleren, met oog op het loon.

#4 Loon uitbetalen?

Mede is het belangrijk dat je in je arbeidsreglement opneemt hoe je dat loon zal betalen, wanneer en op welke plaats.

Fooien in de horeca

Bij een arbeidsreglement in de horeca, kan je ook opnemen in je arbeidsreglement hoe de eventuele fooien zullen verdeeld worden over de werknemers.

#5 Jaarlijkse vakantie

Verder moet je de duur en de regels betreffende de jaarlijkse vakantie opnemen. Is er sprake van een collectieve jaarlijkse vakantie? Dan moet je evenzo zowel de datum als de duur ervan opnemen in het arbeidsreglement.

Facultatief

Facultatief kan je hier overigens de richtlijnen voor het aanvragen van speciale afwezigheden en voor het te laat komen, de controle van die afwezigheden bij arbeidsongeschiktheid, eventuele specifieke regels die gelden voor tijdskrediet of onbetaald verlof, de bijkomende voordelen voor je werknemers, enz. opnemen.

#6 Einde tewerkstelling

Als er een mogelijkheid bestaat tot afwijking of als deze vermeldingen niet door de wet zijn bepaald, dan moet je verplicht de opzeggingstermijnen in het arbeidsreglement opnemen. Indien er andere feiten zijn die als dringende reden voor het einde van de tewerkstelling kunnen worden aanzien, moet je die ook opnemen in het reglement.

Voorbeeld:

• diefstal

Facultatief

Facultatief wordt steeds aangeraden om bepalingen inzake hygiëne en andere afspraken omtrent de veiligheid, nadrukkelijk op te nemen in het arbeidsreglement.

#7 Toezicht & sanctionering

De rechten en plichten van het toezichthoudend personeel dat actief is in je onderneming moeten uitdrukkelijk in het arbeidsreglement te worden opgenomen. Bovendien zijn er een aantal vermeldingen in het arbeidsreglement opgelegd wat betreft de gevolgtrekking van eventuele (door hen verrichte) vaststellingen.

Met name gaat het om de weergave van straffen, de bedragen van de geldboeten, hun bestemming en ten aanzien van welke tekortkomingen zij gelden.

Belangrijk is om te weten dat er dan in het arbeidsreglement ook een beroepsprocedure moet worden opgenomen.

#8 Veiligheidsbepalingen

Je moet als werkgever de veiligheid van je werknemers garanderen. Daarom zijn er ook hier een aantal verplichte vermeldingen. Enkele voordelen van dingen hieromtrent die je ook moet opnemen in het arbeidsreglement zijn:

• de plaats waar de verbandkisten zich verbinden; en
• waar men eerste hulp bij ongevallen zal verlenen.

Ongewenste grensoverschrijdend gedrag

Denk er zeker aan om de maatregelen die genomen worden om je werknemers te beschermen tegen grensoverschrijdend gedrag te vermelden in je reglement.

Hierbij gaat het over:

• Ongewenst seksueel gedrag;
• pesterijen op het werk;
• geweld op het werk.

Denk idem dito aan een beleids- of intentieverklaring waarin je de uitgangspunten en de doelstellingen van het preventief alcohol- en drugsbeleid in je onderneming, aangevuld door de concrete maatregelen die er door jou als werkgever worden genomen.

#9 Namen & adressen

Je moet in het arbeidsreglement een aantal namen en adressen opnemen zodat je werknemer weet wie hij moet aanspreken. Het gaat hierbij om volgende namen, adressen en eventueel bijkomende gegevens:

• Namen van de leden van de ondernemingsraad;
• Namen van de leden van het comité voor preventie en bescherming op het werk;
• Namen van de leden van de vakbondsafvaardiging;
• Namen van de geneesheren tot wie je werknemer zich bij een arbeidsongeval kan richten;
• Adressen van de verschillende inspectiediensten;
• Naam van de preventieadviseur;
• Het adres van de preventieadviseur psychosociale aspecten of van de dienst voor preventie en bescherming op het werk;
• Eventueel ook de coördinaten van de vertrouwenspersoon;
• Benaming en adres van de vakantiekas;
• Andere nuttige adressen voor je werknemers.

#10 Camerabewaking

Heb je camerabewaking in je onderneming? Dan moet je dat vastleggen in je arbeidsreglement. Daarenboven moet je nadrukkelijk aangeven in je reglement dat de camera’s tot doel hebben om de arbeid van je werknemers te controleren (als dat het geval is). Hoe dan ook moet je steeds voldoende transparantie voorzien en de wettelijke grondslag waarin jij je als werkgever op beroept opnemen.

Andere zaken die je hierover moet opnemen zijn:

• de omschrijving van de doeleinden;
• of de gegevens al dan niet opgeslagen worden (evt. duur van bewaartermijn);
• het aantal camera’s;
• hun plaatsen;
• wanneer de camera’s al dan niet functioneren;
• wat de rechten van je werknemers zijn (vb. recht op inzage, recht op beperking van de verwerking), enz.

Ten slotte zijn er ook wat vermeldingen die je kan opnemen in je arbeidsreglement, maar je bent niet verplicht dat te doen. Zo kan je vermelden wat je werknemer moet doen als hij arbeidsongeschikt is en wat de procedure is in dat geval. Praktische procedures die aangeraden worden om ze op te nemen, zijn bijvoorbeeld procedures met betrekking tot klein verlet en snipperdagen. Neem dus zeker op hoe je werknemer een afwezigheid kan aanvragen en wanneer hij dat ten laatste moet doen. Voorkom zo heel wat discussies.

Bron: Het arbeidsreglement: procedures, verplichte vermeldingen en modellen.