Jaarlijkse vakantie vastleggen: de spelregels

Paasvakantie, herfstvakantie, zomervakantie en kerstvakantie... Voor veel werknemers (en hun kinderen) zijn dit vaak de hoogtepunten van het jaar. Mogelijk hebben nog niet al je werknemers hun vakantie aangevraagd en wachten enkelen nog op die lastminute-aanbiedingen. Als werkgever kan je in dergelijke gevallen overstelpt worden met verlofaanvragen die op het laatste moment worden ingediend. Wat zijn de regels voor het vastleggen van vakantie?

Wat is het principe?

Wat zijn de na te leven basisregels?

Wat als je ziek wordt tijdens je vakantie?

Kan je je vakantiedagen overdragen naar volgend jaar?

Kan je beslissen om ‘af te zien’ van je vakantiedagen?

Wat is het principe?

Volgens het principe kunnen vakantiedagen niet eenzijdig worden vastgelegd, noch door werkgever noch door werknemer. Hiervoor moet altijd een akkoord zijn. We onderscheiden twee soorten:

Hetzij een collectief akkoord

Een akkoord kan op niveau van het paritair comité worden gesloten. De collectieve vakantiedagen moeten in dergelijk geval uiterlijk op 31 december van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarin de vakantie moet worden genomen, worden meegedeeld aan de FOD Sociale zaken.

Wanneer er geen beslissing werd meegedeeld vóór 31 december van het jaar dat het vakantiejaar voorafgaat, kunnen de datums van de collectieve vakantie op ondernemersvlak worden vastgelegd. In zulk geval is er geen uiterste datum. Toch is het raadzaam deze stap tijdig te zetten. Zo kunnen je werknemers daarmee rekening houden voor hun persoonlijke organisatie.

Het is een beslissing die moet genomen worden in de ondernemingsraad of, bij afwezigheid ervan, via een akkoord met alle werknemers. Als de vakantie collectief is vastgelegd, kunnen de werknemers deze niet naar een andere periode verschuiven.

Hetzij een individueel akkoord

Indien de vakantie niet collectief werd vastgelegd, noch op niveau van het paritair comité noch op niveau van de onderneming, moet de vakantie in een gemeenschappelijk akkoord tussen de werkgever en iedere werknemer worden bepaald. Komt men niet tot akkoord, kan de arbeidsrechtbank een beslissing in kort geding (civiele spoedprocedure) nemen.

Wat zijn de na te leven basisregels?

Beide partijen moeten bij het vastleggen van de vakantiedagen de volgende regels in acht nemen:

Vóór 31 december

Alle vakantiedagen moeten vóór 31 december worden genomen.

Tijdens schoolvakanties

Als het werknemers met schoolgaande kinderen betreft, wordt de vakantie bij voorkeur tijdens de schoolvakanties toegekend.

Twee opeenvolgende weken

De werknemers moeten tussen 1 mei en 31 oktober twee weken opeenvolgende weken vakantie krijgen, uitgezonderd andersluidend verzoek van de betrokkene. Werknemers die op 31 december van het vakantiejaar jonger zijn dan 18 jaar, krijgen drie weken.

Een ononderbroken week

In alle gevallen moet verplicht een ononderbroken week vakantie worden toegekend.

Geen halve vakantiedagen

Er mogen in principe geen halve vakantiedagen worden genomen. Behalve wanneer ze worden aangevuld met een gewone halve rustdag of een halve dag Europese vakantie. Tevens mogen de werknemers vragen om de laatste drie dagen van de vierde vakantieweek in halve dagen te splitsen. Hiertegen kan de werkgever zich verzetten als dit het werk in de onderneming ontregelt.

Wat als je ziek wordt tijdens je vakantie?

Als je ziek wordt tijdens je vakantie, word je altijd beschouwd als ‘met vakantie’ en kunnen de vastgelegde vakantiedagen niet worden verschoven. Indien de periode van arbeidsongeschiktheid doorloopt na de vastgelegde vakantieperiode, moet de werkgever gewaarborgd loon betalen voor het eventuele saldo van 30 kalenderdagen met ingang vanaf het begin van de arbeidsongeschiktheid.

Wat als je ziek wordt vóór het begin van je vakantie?

Wanneer je ziek wordt vóór het begin van je vakantie, behoud je het recht op je vakantiedagen. Je kan deze na het einde van de arbeidsongeschiktheid opnemen.

Let op: wordt een arbeider vóór de collectieve sluitingsperiode ziek, dan ontvangt hij geen gewaarborgd loon van de ziektedagen die samenvallen met collectieve sluitingsdagen. Deze dagen worden rechtstreeks door de mutualiteit betaald.

Kan je je vakantiedagen overdragen naar volgend jaar?

Nee. Je kan je vakantiedagen niet overdragen naar het volgende jaar. Dat is bij wet verboden.

Kan je beslissen om ‘af te zien’ van je vakantie?

Nee. Je kan als werknemer niet afzien van de jaarlijkse vakantiedagen waarop je recht hebt.

Wat als je je jaarlijkse vakantie niet vóór 31 december kan opnemen?

Wanneer je je vakantie onmogelijk vóór 31 kan nemen, moet je werkgever jou tegen het einde van het jaar enkel vakantiegeld betalen voor de vakantiedagen die je niet hebt kunnen nemen.

Lees ook:

Mag mijn werkgever mij verplichten om vakantie op te nemen?