Veilig documentbeheer: wat kunnen we leren van de juridische sector?

De juridische sector staat niet echt gekend om een snelle implementatie van de nieuwste technologieën. Papieren documenten en manueel invulwerk, dát zijn eerder de pilaren van deze sector. Toch deden advocatenkantoren de afgelopen 2 jaar steeds meer beroep op technologische oplossingen. Daardoor gingen ze efficiënter en productiever werken.

Toegang tot documenten

Lockdowns en verplicht thuiswerk, maar alle dossiers op kantoor. Dat is uiteraard een onhoudbare situatie. Er moest dus snel geschakeld worden zodat de juridische professionals ook van thuis makkelijk toegang kregen tot alle documenten.

Alles werd dus ingescand en gedigitaliseerd. Dit zorgde voor een continuïteit van de dienstverlening op korte termijn, maar ook op lange termijn zijn er tastbare voordelen van zo’n digitale transformatie. De tijdens de pandemie opgezette netwerken maken een archiveringssysteem mogelijk waarmee je snel informatie kan opzoeken. En dit vanaf elke locatie én op betrouwbare wijze. Er gaat minder tijd naar administratie en niet-factureerbare uren en de algemene productiviteit stijgt.

Ook werd er gewerkt aan veilig documentbeheer, wat heel wat voordelen oplevert.

Beter documentbeheer door automatisatie

Advocatenkantoren verwerken dikwijls vertrouwelijke informatie, dus beveiliging en nauwkeurigheid als je gaat werken binnen netwerken zijn uiteraard bijzonder belangrijk.

Scanprocessen gaan automatiseren in plaats van handmatig scannen (met meer kans op menselijke fouten bij handmatig werk) is een essentiële oplossing. Maar ook Secure Document Management (SDM) gaan implementeren is een noodzakelijke oplossing om de gescande documenten veilig op de juiste plaats terecht te laten komen.

Brother legt uit dat beveiligd documentbeheer start met Barcode Utility. Via een barcode of QR-code kunnen scanners de inhoud van pagina’s herkennen en van wie ze zijn. Na het scannen wordt het automatisch gefilterd en naar de juiste ontvanger gestuurd via een beveiligd netwerk. Met Artificiële intelligentie worden documenten ook automatisch in de juiste database opgeslagen. Zoiets biedt voor de juridische sector uiteraard veel mogelijkheden. Je zet de structuur op en kan nadien de oplossing ook gaan aanpassen aan de noden van jouw bedrijf.

Dankzij dit veilig documentbeheer kan je dus vanaf elke locatie gevoelige documenten veilig gaan versturen en dit naar de juiste persoon. Zonder risico op menselijke fouten.

Veilig documentbeheer: hoe begin je eraan?

De juridische sector is hét bewijs dat zo’n drastische verandering in de manier van werken ook op lange termijn voordelen oplevert. Het is natuurlijk wel essentieel dat je een oplossing ontwikkelt op maat van je bedrijf die naadloos integreert met de bestaande infrastructuur. Om succesvol veilig documentbeheer te gaan toepassen kan je gaan samenwerken met gespecialiseerde technologiepartners.

De gepaste oplossing wat veilig documentbeheer betreft, zorgt voor meer productiviteit en flexibiliteit om je aan te passen aan een andere manier van werken. Resultaat? Meer veerkracht op lange termijn. Wil je hier meer over weten? Neem dan contact op via onderstaand formulier.