Anne-Marie Ferket: “Facility is alles wat je ziet, voelt en gebruikt op kantoor”

Anne-Marie Ferket is Facility Manager van 24+, het Customer Care Center dat telefonische, niet-commerciële en administratief ondersteunende diensten levert aan KBC, CBC en KBC Brussels, en andere KBC-groepsondernemingen in België. (auteur: Edith Vervliet)

Facility manager met een sterke HR-focus

Als facility manager vindt Anne-Marie Ferket het absoluut noodzakelijk voeling te houden met wat er leeft op de werkvloer. Ze wervelt als het ware door het kantoorgebouw The Link vlakbij Berchem Station in Antwerpen, waar 24+ in 2018 zijn intrek nam.

“Rondgaan op de werkvloer en praten met de medewerkers is superbelangrijk. Niet alleen om te zien of alles verloopt zoals het hoort, maar ook om te vernemen of de werknemers tevreden zijn met hoe het eraan toegaat, toelichting én complimenten te geven en mensen te stimuleren. Facility werkt pas écht goed als de hospitality goed zit. De derde donderdag van september is trouwens de Dag van de Contactcenter Medewerker. Dan zetten we onze collega’s extra in de bloemetjes”, zegt Anne-Marie, die energie en enthousiasme uitstraalt. Van bij het begin in 2008 is zij aan boord van 24+.  Ze startte als rechterhand van oprichter Carl Buelens en is sinds 7 jaar facility & event manager. Het DNA van het bedrijf kent ze dan ook door en door.  

24+ telt 550 werknemers met diverse achtergronden en van diverse leeftijden. “De jongste is 18 en de oudste 75. Iedereen met de juiste attitude is welkom bij 24+. Ook externe leveranciers zoals onze poetsploeg rekenen we tot ons 24+ team. Ik wil dat alle werknemers én leveranciers zich goed voelen bij 24+, want dat komt de werksfeer en de prestaties ten goede”, beklemtoont Anne-Marie, die haar opdracht van facility manager ter harte neemt en FM als een belangrijke HR-component beschouwt.

Tot haar ruime bevoegdheidspakket behoren o.m. alle aspecten die te maken hebben met schoonmaak, onthaal en hospitality, gebouwen- en parkingbeheer, afvalverwerking, catering, event management, contractbeheer, mobiliteit, inrichting, welzijn, veiligheid & preventie...

Ergonomische werkplek op kantoor en thuis

“Momenteel zit 24+ ruim in de vierkante meters. Door het hybride werken zijn onze kantoren nu misschien aan de grote kant, maar op die manier kunnen we de verwachte groei met een gerust hart tegemoet gaan. Gezien onze bedrijfsactiviteit moeten we altijd over voldoende werkplekken beschikken in geval van een escalatie. We merken momenteel dat er naast werkplekken ook meer nood is aan ruimtes voor opleidingen, teammeetings en workshops, maar vooral aan polyvalente ruimtes waar je een (in)formeel gesprek kan voeren of gewoon collega’s kan ontmoeten.”

Anne-Marie vertelt dat er op een normale werkdag meestal rond de 250 medewerkers op kantoor zijn en de rest van thuis uit werkt. “Bij de inrichting van onze kantoren besteden we veel aandacht aan natuurlijk licht, akoestiek en voldoende werkruimte, vergaderzaaltjes én -hoekjes. We maken gebruik van kwalitatief hoogstaande headsets met noise cancelling -al dan niet draadloos- om comfortabel te werken en voldoende bewegingsvrijheid te geven.  Er is ledverlichting met bewegingssensors, alle waterkranen hebben we ook voorzien van sensoren, we hebben een groendak en binnenkort ook zonnepanelen, we gebruiken regenwater ... Kortom, we willen zo duurzaam mogelijk te werk gaan.”

24+ ondersteunt ook de thuiswerkplek van de medewerkers. “Met ons thuiswerkmiddelenproject krijgt iedereen de mogelijkheid om een ergonomische bureaustoel, een extra beeldscherm en diverse randapparatuur te lenen. We lénen die thuiswerkmiddelen uit. Als er iets defect is, kan je het gewoon wisselen. Is het herstelbaar, dan doen we dat en lenen het daarna gewoon weer uit. Dat leek ons de eenvoudigste en meest duurzame manier.”

Kantoormeubilair dat vervangen wordt en nog ‘too good to go’ is, geeft 24+ weg aan medewerkers of aan een goed doel. “Onlangs hebben we nog meer dan 100 stoelen weggegeven als ‘adoptie’stoel. Je maakt op die manier zo veel mensen blij.”

Sfeer creëren

Alle medewerkers van 24+ hebben degelijk kantoormeubilair, zoals verstelbare bureaus om zittend en staand te werken, en comfortabele bureaustoelen. “Maar sfeer creëren op kantoor is eveneens belangrijk”, beklemtoont Anne-Marie. “Met aan het seizoen aangepaste decoratie en tal van ludieke acties. Het mag wat uitbundig zijn! Dat extraatje maakt vaak zo veel verschil.  Onze mensen brengen tenslotte behoorlijk wat tijd door op kantoor, ook al is de shift naar het hybride werken gemaakt. Toen corona uitbrak, konden wij onmiddellijk thuis werken. Alle IT-investeringen in hard- en software leken haast voorbereid op de pandemie. Onze mensen waarderen de voordelen van thuiswerken, maar velen komen graag twee dagen per week naar kantoor. Vooral voor de collega’s en het team uiteraard.” 

24+ heeft ook verschillende ontspanningsruimtes. Ontspanning vindt de facility manager heel belangrijk. “Medewerkers moeten een plaats hebben om even te rusten of gezellig te babbelen met elkaar. Na twee jaar leegstand door corona hebben we onze refter een nieuwe functie gegeven. Het is een ontmoetingsplaats – Coffeebar geworden. Twee Starbuckstoestellen draaien op volle toeren en collega’s ontmoeten elkaar aan het koffieapparaat. Dankzij onze samenwerking met Selecta kunnen we onze medewerkers bovendien gezonde en betaalbare inhouse catering aanbieden met grab & go formules.”

Niets doen is geen optie

“Ik houd van vooruitgaan”, zegt Anne-Marie. “Openstaan voor ideeën en nieuwe dingen uitproberen, de medewerkers erbij betrekken en daarna het proefproject samen evalueren. Daar ben ik een groot voorstander van. Ik heb ook een zwak voor innovatieve start-ups. Het is superfijn om creatieve en bevlogen (jonge) ondernemers een kans te geven om hun product of dienst bij ons uit te testen. Dat is een win-win. Wij kunnen iets nieuws aanbieden aan onze medewerkers en de start-up kan ervaring opdoen. Zo hebben we onlangs nog de waterautomaat ‘Dripl’ geïntroduceerd. Dat is een groot succes en leverde veel waardevolle feedback op.”

“Facility is iets heel zichtbaar. Alles wat je ziet, voelt en gebruikt op kantoor…dat is facility. Heel wat dus. Mijn facility team bestaat uit gepassioneerde dames die zich elke dag ‘smijten’ om van 24+ een geweldige place to work te maken. Omdat alles zo zichtbaar en tastbaar is, heeft iedereen daar ook een mening over. Dat is, denk ik, voor facility management zowel een vloek als een zegen. Het kan je heel gemakkelijk demotiveren. Maar als je goed communiceert, zichtbaar én aanspreekbaar bent, ontstaan er vaak hele mooie resultaten en dynamieken.”  

“Ik herinner me dat onze mensen écht niet stonden te springen voor onze clean desk policy en het opbergen van persoonlijke spullen op het einde de dag. Maar na verloop van tijd was iedereen eraan gewend. We zijn ook afgestapt van volledig uitgeruste keukens met servies, bestek en vaatwassers. Dit werkte niet, ook al zou je verwachten van wel. Iedereen raakte gefrustreerd omdat dingen verdwenen, vaat bleef staan. De klassieke frustraties in veel bedrijven dus. We hebben geen servies meer. Medewerkers brengen hun eigen ‘eetgerei’ mee: beker, drinkbus, bestek. De verantwoordelijkheid ligt nu bij elk individu en dat werkt.”

Anne-Marie geeft toe dat niet alle ideeën lukken. “Met onze ‘leenparaplu’s’ ben ik gestopt. Die bracht men niet terug naar kantoor. Als iets niet kan of niet is gelukt, dan leg ik uit waarom. Met duidelijke communicatie komt een facility manager een heel eind.”