Mijn klant betaalt niet, mag ik een deurwaarder sturen?

Onbetaalde facturen zijn vervelend, zeker als de ene na de andere betaling uitblijft. Wat zijn jouw rechten als onderneming in zo’n geval? Wat mag je dan wettelijk doen?

Minnelijke invordering

Betalingsherinnering

Het eerste dat je kan doen in zo’n geval is je klant eraan herinneren dat hij of zij een openstaande betaling heeft. Zo’n vriendelijke herinnering is de beste stap. Je vraagt beleefd om het openstaande bedrag te vereffenen. Dat kan je bijvoorbeeld doen via e-mail of per brief. Door dit op deze manier te doen, hoef je de commerciële relatie die je hebt met je klant niet meteen te verzuren met dreigementen en juridisch jargon.

Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat je factuur ergens verkeerd is beland of dat je klant je factuur per ongeluk uit het oog is verloren. Ook kan het zijn dat er iets is misgelopen toen je klant je factuur wilde betalen. Je klant is soms niet akkoord met de prijzen of uren die je hebt aangerekend. Als dat het geval is, bel je hem of haar best even om een schikking te treffen. Zorg zeker voor een schriftelijke bevestiging hiervan achteraf.

Een essentiële tip: zorg ervoor dat je je betalingsherinneringen consequent en tijdig verstuurt. Dat kan bijvoorbeeld enkele dagen na de vervaldatum van je factuur zijn.

Ingebrekestelling

Als de betalingsherinnering, het extra telefoontje of zelfs een bezoek bij je klant niets oplevert, wordt het tijd voor een échte aanmaning. Hieronder verstaan we de juridische “ingebrekestelling”. Je verstuurt deze het best aangetekend naar de klant samen met een kopie van de bewijsstukken.

Je kondigt in deze aanmaning aan dat je het volledige bedrag binnen een termijn van bijvoorbeeld 5 werkdagen op je rekening verwacht. Je moet tevens vermelden dat het dossier anders aan een incassobureau, deurwaarder of advocaat overgemaakt wordt. Daarnaast moet je vermelden dat in dat geval de klant zal opdraaien voor de kosten.

Bovendien kan je nu al de aanmaningskosten doorrekenen volgens je algemene voorwaarden. Wanneer je nog goederen of diensten moet leveren aan je klant, dan kan je je verplichtingen aan deze klant uitdrukkelijk ‘on hold’ zetten.

Dat doe je in afwachting dat de bestaande schuld van je klant wordt afgelost.

Afbetalingsplan

Veel ingebrekestellingen bevatten evenzeer de vraag of de klant een afbetalingsplan wenst overeen te komen. Hij of zij moet deze wens binnen X aantal dagen meedelen. Als je met je klant zo’n afbetalingsplan treft, is het belangrijk dat je voorziet dat het totaalbedrag weer opeisbaar wordt zodra het plan niet wordt nageleefd.

Tot slot moet je je klant dit afbetalingsplan schriftelijk laten ondertekenen.

Hulp ‘buitenhuis’

Als je alles hierboven reeds hebt geprobeerd zonder dat dit effect heeft gehad op de wanbetaling van je klant, dan kan je de hulp inschakelen van externen. Zo kan je bijvoorbeeld de zaak aan een incassobureau voorleggen, maar ook aan een gerechtsdeurwaarder of aan een advocaat.

Het voordeel van een incassobureau is dat vele onder hen werken met een ‘no cure no pay’-systeem. Je zal deze incassobureaus dus niet moeten betalen als er geen effect was.

Anderzijds zal een aanmaningsbrief van een gerechtsdeurwaarder of advocaat vaak meer indruk maken op je klant. Ze kunnen hem of haar dagvaarden.

Daarbij kan een advocaat bemiddelen en zo nodig je belangen verdedigen tot in de rechtbank.

Gerechtelijke invordering

Advocaat & rechtbank

De rechtbank is je laatste reddingsboei. Je zal met de advocaat die je onder de arm hebt genomen een procedure starten voor de rechtbank van koophandel van het rechtsgebied dat in je algemene voorwaarden staat. Wanneer de rechter jou en je advocaat gelijk geeft, kan een gerechtsdeurwaarder met een vonnis je klant dwingen om zijn schuld te betalen. Desnoods doet hij dit met beslaglegging op de goederen van je klant.

Besef wel dat het totale kostenplaatje (dagvaarding, rolrecht, advocaat, enz.) in dit geval niet min is. Weet en begrijp ook dat de kans groot is dat je klant je hierna voorgoed vaarwel zal zeggen.

Maar: waarom zou je een klant willen die weigert of blijft vergeten om te betalen?

Preventief

Een goede manier om geen openstaande facturen te hebben? Laat je klanten vooraf betalen. Bij dienstenleveranciers, waarbij het totale bedrag vaak na het leveren van de dienst gekend is, wordt aangeraden om te werken met tussentijdse facturen. Een andere oplossing is om hen voorschotten te vragen voor je dienst.

Natuurlijk kan je het ook creatiever oplossen, door je klant een kleine korting te geven wanneer hij zijn of haar factuur vooraf betaalt. In dat geval mag je zeker niet vergeten om de juiste kortingsvoorwaarden in je algemene voorwaarden op te nemen.

Hulp bij onbetaalde facturen

Zoek je een specialist in kredietverzekeringen die adviseert over de opvolging van onbetaalde facturen? Bekijk het bedrijfsprofiel van onze KMOinsider-partner Atradius.

Lees ook:

In welke taal moet de factuur worden opgesteld?