Zware administratieve processen? Er bestaan oplossingen!

Voor een groot agrarisch familiebedrijf betekende het administratief beheer van de seizoenarbeiders een hele klus. Konden die administratieve processen eenvoudiger, geautomatiseerder en gedigitaliseerder? Marlyse Schuermans en Simon Geers van Hub.Co zochten en vonden een oplossing.

De seizoenarbeiders van Royal Fruit Company komen voornamelijk uit Oost-Europa. De medewerkers starten het plukseizoen in de boomgaarden van het bedrijf in Frankrijk, om daarna door te reizen naar de prachtige Belgische fruitstreek, waar het plukken om klimatologische redenen iets later begint.

Zowel in Frankrijk als in België heeft Marijke Zwerts van Fruit Company een berg administratieve verplichtingen te vervullen rond de tijdelijke tewerkstelling en het tijdelijke verblijf van de seizoenarbeiders. Hub.Co ontwikkelde een geautomatiseerde oplossing om de medewerkers te onboarden, in lijn met de wettelijke vereisten in de twee landen.

1 platform voor de volledige administratieve opvolging in 2 landen

Steve: “Om deze administratieve processen te automatiseren, gebruikten we onder andere Power Automate en Power Apps uit het Power Platform van Microsoft 365. Het zijn applicaties die in de licentie inbegrepen zijn. We ontwikkelden één platform voor de volledige administratieve opvolging in de twee landen.

Op een tablet selecteren de seizoenarbeiders hun naam. In de verschillende schermen krijgen ze de nodige info, vullen ze de pagina waar nodig aan, scannen paspoort of rijbewijs in en bevestigen de documenten met een digitale handtekening. Alle schermen zijn vertaald naar de talen van de gebruikers.

Aan het einde van het proces worden alle onboarding documenten automatisch gegenereerd en opgeslagen in SharePoint. Daar bouwden we een aantal automatisaties in, die de doorstroom van de verplichte documenten naar de gemeente en andere overheidsorganisaties garanderen. We linkten dit platform ook aan de bestaande hr-software van de agrarische sector.”

Simon: “Het geheel is te vergelijken met het gebruiksgemak van een digitale receptiedesk. In dit geval realiseerden we naast een tijdsbesparing, een hogere betrouwbaarheid en minder fouten in het proces, ook een paperless flow. Dat betekent ook een enorme besparing op de drukkosten.”

Marijke: “Personeel is een dynamisch iets, dus buiten de registratie en onboarding bouwden we ook processen voor wanneer er bijvoorbeeld een ongeval op weg naar het werk zou plaatsvinden. En de voorbije jaren hebben we extra ontwikkelingen gedaan om te voldoen aan alle administratieve verplichtingen van de COVID-19 maatregelen.”

Efficiëntieslag mogelijk in alle sectoren

Simon: “Deze automatisatie- en digitalisatiemogelijkheden zijn natuurlijk niet beperkt tot de agrarische sector. Bottomline is een efficiëntieslag nuttig voor alle bedrijven met zware administratieve processen.”

Meer info? Die vind je op de website van Hub.Co. Telefonisch kan je Hub.Co bereiken via 02 895 42 42

Graag een kennismakingsgesprek? Reserveer tijd bij Marlyse Schuermans