Virtueel vergaderen: de pro’s & con’s van deze boomende technologie

Het virtueel vergaderen is door de coronacrisis en het daarmee gepaard gaande thuiswerk héél snel in opmars gekomen. Het was simpelweg de enige optie om elkaar te zien. Deze technologie heeft zeker zijn voordelen, maar er zijn toch ook enkele nadelen waarmee je best rekening houdt.

Live versus virtueel vergaderen

Het is pas doordat de coronacrisis bedrijven ertoe dwong om virtueel te gaan vergaderen (want de business moet blijven draaien) dat die technologie écht is doorgebroken. Het bestond al een hele tijd, maar online vergaderen bleef onpopulair en het live vergaderen kreeg bijna altijd de voorkeur.

Het virtueel vergaderen hebben we intussen allemaal wel onder de knie. Tijd voor een evaluatie! Is virtueel vergaderen even krachtig als face to face meetings en zorgt het voor even diepgaande zakelijke relaties? Levert de online variant evenveel commerciële leads op? De voor- en nadelen van virtueel vergaderen op een rij:

De voordelen van online vergaderen

• Makkelijke, wereldwijde toegang

Deelnemers uit andere provincies, landen tot zelfs werelddelen kunnen met 1 druk op de knop deelnemen aan je virtuele vergadering. Afstand? Dat doet er niet meer toe!

• Tijd- en kostenbesparend

Files, een lange treinrit of vlucht? Als je virtueel vergadert, valt dit allemaal weg en bespaar je enorm veel tijd. En time is money, dus je bespaart ook geld.

• Hogere opkomst

Er zijn heel wat redenen waarom iemand een live vergadering niet kan bijwonen. Veel van die redenen vallen weg als je kiest voor de online variant. Je kan heel makkelijk aansluiten bij een vergadering en die even makkelijk even verlaten indien nodig. Er is veel flexibiliteit en daarom zal men meer vergaderingen kunnen en willen bijwonen.

• Goed voor het milieu

Online je scherm delen en je presentatie virtueel opslaan, zorgt ervoor dat je geen hand-outs moet voorzien. En zoals eerder vermeld, zijn er minder verplaatsingen nodig bij virtueel vergaderen.

Virtueel vergaderen: de nadelen

Weg met live vergaderen dan maar? Dat is wat kort door de bocht. Er zitten toch wat negatieve kantjes aan de virtuele variant. We sommen ze even op:

• Persoonlijk begrip is minder

Niet enkel wat je zegt is belangrijk, ook hoe je het zegt. Een specifieke gezichtsuitdrukking of bepaalde lichaamstaal vertelt veel. Om iemand diepgaand te begrijpen is een gezichtsuitdrukking het meest effectief. Het gebrek aan lichaamstaal bij virtueel vergaderen kan zorgen voor misverstanden.

• Verbindingsfouten

Voor virtuele vergaderingen rekenen we op de technologie. Maar die kan het ook wel eens laten afweten. Daar gaat de effectiviteit van je online meeting! Als organisator heb je jouw kant van de apparatuur onder controle, maar je moet helaas blind vertrouwen op de verbinding of apparatuur van de deelnemers.

• Geen menselijke interactie

Sociale relaties onderhouden is enorm belangrijk. Maar sociaal contact valt weg bij het gebruik van online vergadersoftware. Vergaderingen worden zakelijker en de netwerkmogelijkheden blijven beperkt. Denk dus goed na welke vergaderingen je virtueel doet en welke je beter live laat doorgaan.

• Hackers op de loer

Online vergaderen houdt natuurlijk een groter veiligheidsrisico in waardoor de vertrouwelijkheid van een vergadering in het gedrang kan komen.

Combineer online en offline vergaderen

Het is overduidelijk: Virtueel vergaderen is handig, tijdbesparend en kosteneffectief maar is kwetsbaar voor verbindingsproblemen en hackers en het vermindert de persoonlijke connectie. Dat soort vergaderingen lijkt ook minder betrokkenheid en commerciële leads op te leveren. De virtuele variant is dus niet altijd de beste keuze. Het advies van BluePoint? Combineer het beste van beide werelden en ga voor online én offline!

Wil je graag raad van de experten in virtuele, hybride en live meetings van BluePoint voor je online en offline vergaderingen of wil je een bezoek aanvragen? Neem dan contact op via het onderstaand formulier!

Meer lezen:

• Kantoren voor en na Covid-19. Zal telewerk het landschap(skantoor) definitief veranderen?
• Veilig vergaderen en werken tijdens corona-uitbraak