Slim travel management: 5 tot 10% uitsparen op elke zakenreis

BCD Travel in België (hoofdkantoor in Antwerpen) maakt deel uit van een internationale groep. Ze zijn gespecialiseerd in travel management en het zoeken van kostenbesparende oplossingen voor alle soorten business trips. Boekingen van trein- en vliegtuigtickets, hotels, meeting rooms, taxi’s,... ze regelen alles van A tot Z. Bovendien helpen ze kleine en grote bedrijven met de optimalisatie van hun reisbudget.

“Omdat we zo’n grote speler zijn, de n°1 in België en de n°3 in de wereld voor zakenreizen, kunnen we de beste prijzen negociëren,” zegt Jean-François De Mol (Director Sales & Account Management Belgium). “Hierdoor besparen onze klanten al snel 10% op elke boeking van een zakenreis of een meeting room in het buitenland. En dat betekent een enorme winst op jaarbasis.”

Waarom travel management uitbesteden?

Jean-François De Mol: ”In het boeken van een zakenreis, kruipt veel meer tijd dan je denkt. Je moet al heel wat sites vergelijken om de beste aanbiedingen te vinden. Die tijd kost geld. En dan hebben we het nog niet over het geregel wanneer een meeting plots verzet wordt. Want dan veranderen alle tickets, aansluitingen, taxi’s, enz. Eén telefoontje naar ons volstaat om dat probleem op te lossen. Wij nemen de hele organisatie op ons en zorgen altijd voor de laagste prijzen, in functie van de reispolitiek van je bedrijf. Wil je bijvoorbeeld enkel low cost vliegen? Of moeten je tickets op elk moment gewijzigd kunnen worden? Zelfs dan betaal je bij ons minder, door de deals die wij als grote speler kunnen sluiten met de maatschappijen. Omdat BCD Travel in 96 landen aanwezig is, hebben we immers heel wat koopkracht. Bovendien beschikken wij over de nodige ICT-tools om op elk moment te volgen welke van je werknemers waar ter wereld zit. Al onze vestigingen zijn geconnecteerd. Een systeem dat ook voor onze grote klanten interessant is. Ze moeten gewoon inloggen met hun persoonlijk paswoord en krijgen meteen een overzicht. Dat zorgt voor een veiligheidsgevoel.”

Op meetings kunnen bedrijven zelfs tot 18% besparen

“De details in de organisatie van een meeting worden vaak over het hoofd gezien en dat kost een bedrijf veel geld. Doordat een bedrijf meestal niet frequent meetings op eenzelfde plaats in het buitenland organiseert, kan het geen speciale akkoorden afsluiten. Wij kunnen dat wel. Bovendien krijg je achteraf van ons het bewijs dat er op alle punten onderhandeld is en voordelig geboekt: van de catering, de parkingplaatsen, het materiaal ter plaatse, de vlucht- of treintickets, de hotelovernachtingen,... tot de meeting rooms zelf. Je kan je volledig focussen op je meeting, in plaats van op de organisatie ervan.”

Video conference: een alternatief voor verre verplaatsingen

“Kostefficiënt omspringen met het reisbudget betekent vandaag voor veel bedrijven video conferences organiseren. Bedrijven die zelf de investeringskost van de hardware en de breedband niet willen doen, kunnen tegen een minimale kost een video conference locatie huren via ons. We hebben er meer dan 3000 verspreid over heel de wereld. Alle materiaal is er aanwezig en wordt net voor de meeting getest. Je bent dus zeker dat alles in orde is.”

Van prinselijke handelsmissies tot verplaatsingen van topsporters

“Naast business trips en meetings organiseren we ook alle handelsmissies van VOKA en de prinselijke missies. We zijn dus gewoon van alles tot in de puntjes te regelen. Ook de reizen van topsporters en hun materiaal nemen we op ons. Het paard van Philippe Lejeune en de poolstok van onze atleten krijg je niet zomaar op elk vliegtuig. We hebben een contract met het BOIC, met de volleybalploeg Randstad Roeselare, met de voetbalploeg van Anderlecht en alle Belgische deelnemers aan de New York Marathon reizen via ons.

Maar naast de 100 grote bedrijven en organisaties die in onze klantenportefeuille zitten, zijn er ook 2000 kleine en middelgrote bedrijven die regelmatig genieten van onze speciale voorwaarden. En voor alle zakenreizigers die zelf hun verplaatsingen willen regelen, hebben we de boekingsite www.bcdtraveldirect.be ontworpen: een ‘one stop shop’ met een compleet aanbod van vluchten (inclusief low cost), hotels, huurauto’s, verzekeringen en video conferencing.