Expert-vrijwilligers bieden betaalbare professionele managementhulp aan sociale organisaties

Maar niet alleen in deze woelige coronatijden kunnen sociale organisaties of verenigingen met een sociaal oogmerk alle beschikbare hulp gebruiken die er is. De sociale sector is nooit zonder uitdagingen, want de immer schaarse financiële en menselijke middelen moeten zo efficiënt mogelijk ingezet worden. Hun gemotiveerde medewerkers beschikken evenwel niet altijd over de nodige managementexpertise of tijd, en externe consultants inschakelen is dan weer te duur. Daarom wil ToolBox vzw zich in Vlaanderen nog meer profileren als provider van betaalbare professionele managementhulp aan sociale organisaties. 

Betaalbare begeleiding en advies

In Vlaanderen is ToolBox vzw nog relatief onbekend, maar toch hielp het sinds 2003 zo’n 250 verenigingen uit de sociale sector uit heel België met het doorlichten van hun operationele werking en het professionaliseren van hun bedrijfsprocessen via managementinstrumenten. Dit kan op een zeer betaalbare manier omdat deze  sociale organisaties begeleid en geadviseerd worden door professionals uit het bedrijfsleven die hun kennis en expertise vrijwillig en dus gratis inzetten op het vlak van strategie, bestuur, personeelsbeleid, coaching, marketing en communicatie, ICT, financiële en juridische zaken. Zij worden de ToolBoxers genoemd en wat hen verbindt is dat ze allen iets willen (terug)doen voor de samenleving.

Kennisoverdracht en klankbord

Doelgroep zijn alvast die sociale organisaties en verenigingen die actief zijn in jeugd- en gehandicaptenwerking, gezondheidszorg en -preventie, integratie, ondersteuning van kansarmen, alfabetisering, criminaliteitspreventie… Veel van die organisaties zijn vaak snel gegroeid. Ze hebben een sterk project en bevlogen werknemers, maar hun structuur is niet altijd aangepast aan hun succes. Interessante projecten of dringende hervormingen blijven dan ook om allerlei redenen in de kast liggen en er rust teveel druk op het personeel om ook nog eens strategisch mee te denken. “Dan komen wij graag aan zet”, zegt Hilde Helsen voorzitter Raad van Bestuur van ToolBox vzw. “We doen niet alleen aan doorlichting en kennisoverdracht, maar onze expert-vrijwilligers zijn ook een klankbord. Ze hebben een onbevangen, frisse kijk en geven de sociale organisaties vaak een aha-erlebnis zodat zij het grotere plaatje zien.”

Experten met een missie

De omkadering gebeurt alvast door een netwerk van zo’n 200 gemotiveerde experts (waarvan de helft Nederlandstalig), met bijna evenveel vrouwelijke als mannelijke vrijwilligers uit de profit sector. De samenwerking tussen ToolBoxers en sociale organisaties verloopt alvast in een sfeer van begrip, respect en vertrouwen, en beide partijen leren van elkaar.  Per opdracht zijn er minstens 2 ToolBoxers die zich voor 8 uur per maand engageren. Zij maken een diepgaande analyse en audit van zowel organisatorische als strategische elementen (missie, visie, strategie, processen en infrastructuur) en reiken een ‘box’ aan met een methodologie alsook de nodige ‘tools’ voor een efficiënte begeleiding. Ze werken in duo aan elk project gedurende 1 tot 3 jaar en worden op hun beurt ook nog eens ondersteund en begeleid door een team van 3 ToolBox-coördinatoren.

Prioriteiten stellen

Die ToolBox-coördinatoren voeren eerst een screening en intakegesprek om de samenwerkingsprioriteiten te bepalen. Dat kan gaan om het verhogen of genereren van inkomsten, het optimaliseren van de maatschappelijke  impact en communicatie naar vaak kwetsbare doelgroepen, het stroomlijnen van interne besluitvormingsprocessen of van productiebeheer, het coachen van leiderschap en het stimuleren van ‘good governance’, het helpen zoeken naar de juiste profielen voor de raad van bestuur …  Alles om de dingen niet alleen ‘juist’ te doen maar ook ‘efficiënt’, want de uiteindelijke uitvoering van de acties gebeurt door de sociale organisatie zelf. “Los van onze doorgedreven begeleiding en advies willen we bovenal een positieve impact genereren door te inspireren, mensen met elkaar te verbinden en ideeën om te zetten in acties”, aldus Dirk Kerkhof, coördinator bij ToolBox vzw.

ToolBox Hub

Daarnaast geven de ToolBoxers het hele jaar door workshops en presentaties  over verschillende onderwerpen zoals good governance, diversificatie van financiering, visueel denken, training in managementtools, succesvolle ToolBox-cases/user stories… Aldus krijgen de opgevolgde sociale organisaties een opleiding en toegang tot innovatieve beheersinstrumenten die door de ToolBox-community zijn ontwikkeld en beheerd in een kenniscentrum. Het idee van die Hub is om heuse synergiën te creëren en een platform te bieden voor de uitwisseling en discussie tussen ToolBoxers en sociale organisaties.

Exclusief voor kleinschalige structuren

ToolBox vzw begeleidt verenigingen uit de Belgische sociale sector die tussen de 2 en de 20 voltijdse equivalenten (VTE) tewerkstellen en die zich dus geen consultants kunnen veroorloven. Organisaties als Child Focus, Amnesty International, de Vlaamse Vereniging Autisme, de Belgische Federatie van de Voedselbanken, de vzw ArmenTeKort, de bijstandsorganisatie Absoluut vzw, Wablieft, en vele andere gecoachte verenigingen deden in het verleden al een beroep op ToolBox vzw. Ze betalen, al dan niet, een eenmalige opstartkost volgens hun mogelijkheden en een jaarlijkse ledenbijdrage tussen de 500 à 2.000 €, afhankelijk van het aantal VTE en hun financiële situatie.

Variant van venture philantropy

ToolBox vzw is in 2003 ontstaan als een variant op de ‘venture philanthropy’ die komt overgewaaid uit de Angelsaksische wereld, en waarbij de principes van venture capital worden toegepast op de non-profit. Want hier wordt aan de sociale organisaties geleerd hoe hun beschikbare werkingsmiddelen en human resources optimaal in te zetten (en zelfs te verhogen), dankzij het gratis advies en begeleiding van de ToolBoxers. Deze vrijwilligers worden dus niet betaald en ToolBox voorziet ook geen financiering van haar gecoachte organisaties. Wel wordt de eigen werking van ToolBox vzw gefinancierd door externe partners uit de profit sector. Hierdoor kan de vzw investeren in een vaste coördinatiecel, het updaten van zijn website, zijn ToolBox-hub (kenniscentrum & learning programma), het organiseren van workshops, de corporate promotion...

Info: https://www.toolbox.be