HR-ondersteuning op maat met Martine Taeymans en Jan Van Mol bij SD Worx

Welkom bij Tendens in Business, de podcast van KMOinsider. Tijdens onze aflevering gaan we op bezoek bij mensen uit verschillende branches en bespreken we een topic dat er nou aan het hart ligt. Vandaag zit ik naast Martine Taeymans en Jan Van Mol bij SD Worx. Jan, Martine, welkom bij de podcast. De eerste vraag is altijd dezelfde. Hoe gaat het met jullie? Heel goed. Dankjewel, Glenn. Het is vrijdag namiddag. Fijn om eventjes uit de dagelijkse rush te stappen en tijd te maken voor een goed gesprek en al zeker als het over HR gaat. Heel wel mee eens. Ik ben ook blij dat wij het jaar goed gestart zijn. En we kijken ondanks de moeilijke economische omstandigheden met heel veel vertrouwen uit naar de komende maanden. Dus blij om hier te zijn. We zitten hier vandaag in de kantoren van SD Worx in Mechelen. Jan, jij werkt ook voor SD Worx. Martine, jij zit bij VOKA. Kunnen jullie voor de luisteraars even kaderen wat jullie functie is bij die respectieve organisaties? Ja, ik ben bij SD Worx Market Leader voor kmo België. Dat wil heel concreet zeggen dat ik verantwoordelijk ben voor alles wat wij doen met onze klanten tot 250 medewerkers in België. En ik ben HR-directeur bij VOKA. VOKA is het Vlaamse netwerk van ondernemingen. Wij zijn de grootst werkgeversorganisatie in Vlaanderen. Er wordt altijd een topic gekozen voor de aflevering. En vandaag gaan we het hebben over hoe SD Worx mee de ambities van kmo's ondersteunt. Martine, jullie zijn ook klant bij SD Worx. Hoe zijn jullie bij hen beland? Na corona zaten wij als organisatie heel erg in een ad-hoc ritme. We waren gesurft van maatregel naar maatregel. We hadden snel moeten schakelen. Er was heel weinig tijd geweest om structureel aan HR-beleid te werken. En dat wilden we absoluut aanpakken. We zijn dan begonnen met SD Worx als payrollpartner. Want we hadden wel wat fouten, maar op onze payroll dodelijk voor HR. Dus dat was het eerste wat we moesten aanpakken. Maar al snel ontdekten we eigenlijk de bredere expertise van SD Worx. En vandaag is SD echt een HR-partner voor ons. Dus we werken met een samen van loonbeleid tot performance management en hun visie op totale ontzorging van een organisatie van onze size, 50 tot 60 medewerkers. Dat sluit perfect aan bij wat ik eigenlijk nodig heb. Jan, wat Martine daar net al aangeeft. Jullie doen meer dan alleen die payroll. Dat is, laat ons zeggen, zo'n 80 procent van het pakket dat jullie aanbieden. Wat is die andere 20 procent waar Martine het daar net nog over had? Ja, dat klopt hé. Die 80 procent is payroll, dat is eigenlijk de basis waar we de rest op of rond bouwen. Ik vind dat Martine het heel goed verwoord heeft. Je kan daar eigenlijk samenvatten onder de term HR, de ontzorging van onze klanten en dat kan gaan van een police voor een bedrijfswagen of een leasefiets of een loonbeleid over een arbeidsreglement. Eigenlijk alles waar een HR manager in zijn dagelijkse job mee te maken krijgt. Binnen zo'n kmo is vaak heel wat te doen voor een HR-manager. Wat zijn van die concreet voorbeelden, Martine, waar dat SD Worx jou al heeft kunnen helpen? Ik kijk dan even naar het meest recente project, grote projecten dat we met SD gedaan hebben en dat is de herwerking van ons loonbeleid. Denk dan aan het opmaken van functie-classificaties, loonvorken, loonbenchmark, bonus en waranten herdenken. En daarin was SD Worx onze partner. Dus zij brachten echt structuur en markt-inzichten ook heel belangrijk, zeker voor de loonbenchmark. En ze dachten strategisch mee, maar altijd op maat van wat wij nodig hebben. Dus ze bouwen geen Rolls Royce voor ons als jij eigenlijk met een Renault Clio ook prima verder kan om die vergelijking te maken. Dus dat is een voorbeeld, maar wij doen ook beroep op hun experts als we handen tekort komen, als we tijdelijk in overdrive zitten, bijvoorbeeld om een opleidingsplan op te maken of met ad-hoc juridische ondersteuning. Ik had onlangs een vraag over hun schoolingsbeding en dan kan ik die ook perfect stellen aan SD Worx. Jan, dat outsourcen, want dat doen jullie onder andere aan VOKA. Wat zijn daar volgens jou vanuit SD Worx daar dan de voordelen van? Je hebt er heel veel zaken op je specifieke expertise of kennis van regelgeving nodig. Die kan je zeker als kmo heel moeilijk in huis hebben of up-to-date houden. Wij hebben de expertise wel in huis, we kunnen die verdelen over meerdere klanten en daar kan je als kmo een beroep op doen op het moment dat je die nodig hebt. En niet als je die niet nodig hebt. Dus dat is elke ideale formule om de nodig expertise in huis te halen als je die nodig hebt. Als we dat nu eventjes concreter gaan maken, bijvoorbeeld het loonbeleid waarover gesproken is, want dat is toch wel iets opvallend, jullie vorige werking was meteen meer van toepassing op VOKA. SD Worx heeft jullie daarbij kunnen helpen, wat hebben zij dan concreet gedaan zodat we luisteraars daar een beter beeld van krijgen? Ja, misschien eventjes beginnen van bij het begin. Dus we hadden wel een loongebouw, maar met elf functie klassen. Je voelt al aan voor een organisatie van 60 mensen, dat dat heel veel is, ook een merit matrix die loonevoluties breken tot op drie cijfers na de coma. Eigenlijk geen systeem op maat van ons, dan hadden we functie-competentie-profielen. Die waren niet meer à jour, die waren niet up-to-date. Voor sommige functies hadden we er geen. We kregen ook heel veel vragen van medewerkers en steeds meer over groeien- en groeipaden. Wat sowieso al uitdagend is in een vlakke en kleine organisatie, daar hadden we geen antwoorden op. Dus dan hebben we echt heel het loongebouw wat er in zit met SD Worx herwerkt. We zijn uiteindelijk terechtgekomen op niet elf, maar vier grote functiegroepen. Dus dat is een heel groot verschil. Onze functies zijn netjes in ondergebracht met loonvorken op basis van een benchmark. Functie-competentie-profielen die helemaal up-to-date zijn met onze kerncompetenties, functionele competenties en ook heel veel transparantie naar onze medewerkers toe. Ook de loonpaden en de groeipaden zijn uitgetekend. Dus voor onze medewerkers is het nu heel duidelijk hoe ze horizontaal binnen hun functiegroep of verticaal naar een andere functiegroep kunnen groeien. Dus we zijn er heel blij mee. We hebben het gecommuniceerd ook met de steun van SD Worx in februari en het is eigenlijk zeer goed onthaald. Als we even verder gaan op dat groeien. Ik heb op jullie website Jan iets gelezen over het SD Worx-kompas. Dat is iets waar jullie, Martine, denk ik, ook gebruik van maken. Kan je eerst even, Jan, voordat we terug naar Martine gaan, even uitleggen wat is dat SD Worx-kompas? SD Worx-kompas is een talent-platform. Eigenlijk moet je het voorstellen dat je de losse notities of de losse gesprekken die je als medewerker en manager samen hebt over de ontwikkeling van je medewerker, dat je die structureert op dat platform. Dat kan je als medewerker gaan kijken naar je carrière die je wilt uitbouwen, naar je skills bijvoorbeeld. En je kan feedback vragen aan collega's. Als manager kan je de doelen zetten voor je medewerker in die samen opvolgen op dat platform. Als verantwoordelijke voor de HR bij VOKA. Hoe belangrijk is dat dat jij ermee kan werken? Want dat klinkt wel als een tool waar jij iets mee kan. Heel belangrijk, want Jan zei het al. Je kan lijstjes hebben, notities, Excel files. De manager heeft het, de medewerker heeft het. En na een anderhalf jaar denk je, waar zat het ook alweer als je eigenlijk een gesprek moet gaan voeren. Dus de tool kan heel veel. Maar wij hebben daar specifiek twee blokken uitgenomen. Dat is opnieuw een voorbeeld voor mij van pragmatische aanpakken en maatwerk. We zetten niet meteen de hele tool in. Maar we zijn begonnen met doelstellingen. Medewerkers formuleren hun doelstellingen in de tool. Volgen die daar ook op hebben geregeld check-ins. En eigenlijk heel onze performance-cyclus met functioneringsgesprekken, zomergesprekken, evaluatiegesprekken zitten in die tool. Een tweede blok die we gebruiken is ontwikkeling. Dus ook alles wat we doen aan opleiding en ontwikkeling activiteiten op organisatie-niveau, teamniveau en individueel niveau houden we netjes bij in die tool. De tool biedt ook meer mogelijkheden, bijvoorbeeld de feedbackmodule. Ik kijk daar nu naar en ik denk heel interessant, maar we zijn daar nog niet klaar voor. Dus als iets waar we naartoe kunnen groeien, toekomstmuziek, ook altijd leuk om perspectief te hebben. Maar we beginnen klein en bouwen dan op. Dat is de manier waarop we werken. Jullie zijn er dan nog niet zo lang geleden mee begonnen. Anderhalf jaar nu, ja. Dus we hebben dan al veel concrete voorbeelden die je daar al hebt aan mee ondervonden? Het helpt wel voor medewerkers om eigenlijk die doelstellingen leven te houden, levendig te houden, er bewust mee om te gaan, regelmatig na te kijken en via check-ins ook hun voortgang te bewaken. En verder merken we ook bij new hires. Mensen die bij ons binnenkomen, die hebben ze iets van, dat is transparant, ziet er professioneel uit, die weten waarmee dat ze bezig zijn. Dus het geeft zeker ook een stukje vertrouwen. Jan, ik ga ook eventjes terug naar jou, want hoe en hoe hard zet jullie eigenlijk in op al die extra's naast dat payroll gedeeld waar die SD Worx kompas opnieuw een voorbeeld van is. We zitten daar heel hard op in, omdat dat zaken zijn waar onze klanten heel veel nood aan hebben en ook heel veel waarde opleveren. En we proberen ook heel erg te richten op de verschillende typen van klanten. Een kmo met vijf medewerkers is iets helemaal anders dan een kmo met 150 medewerkers. Een bouwbedrijf is iets helemaal anders dan een kennisbedrijf zoals VOKA. Wij slagen erin om ons te organiseren telkens op die specifieke groottes van klanten, ook op de verschillende sectoren. Dus we zitten daar enorm hard op in. Ik denk ook het loonbeleid, dat Martine het daarstraks aanhaalde, is ook een heel mooi voorbeeld van het feit dat een kmo geen klein, groot bedrijf is, maar echt een eigen specifieke structuur met eigen noden waar je ook de services en de tooling echt op moet aanpassen. Tijdens de voorbereiding kwam de term pragmatisch naar boven, daar juist heb je hem ook al gebruikt, Martine. Dat is iets waar jullie allebei willen de aandacht op willen vestigen. Hoe zie jij dat net, Martine? Ja, dat is echt een noodzaak, want je hebt grote theoretische kaders die kennen we. Maar dan, hoe pas je dat toe, hoe ga je daarmee aan de slag? En dan vind ik echt dat SD Worx niet alleen theoretisch meedenkt, maar ook echt met werkbare oplossingen komt en de taal van de kmo ook spreekt. Dus dat is voor ons heel belangrijk om echt tot beleid op maat van onze organisatie op dit moment te kunnen komen. Wij gaan er ook echt vanuit dat je als kmo bezig bent met succesvol en goed zijn met je core-business. En dat je dan geen nood hebt aan ingewikkelde, moeilijke HR-termen of oplossingen, dat je echt nood hebt aan obstakels die in de weg staan van dat succes, dat die opgeruimd worden op een heel pragmatische en directe manier. Tot slot, Martine. Je gaf al aan in het voorbereidend gesprek als werkgeversorganisatie willen jullie ook een voorbeeld zijn voor kmo's op HR-vlak. Ik vermoed dat daar ook wel een belangrijke rol is weggelegd voor SD Worx. Zeker. Ik denk dat we met VOKA willen tonen dat HR meer is aan loonadministratie. En dat je met de juiste partner en voor ons is aan SD Worx echt kan komen tot een motiverend en toekomstgericht beleid. Want zeker in onze business hangt alles af aan mensen. Dan is het heel belangrijk dat je daar ook een professioneel beleid rond kan voeren. En dat willen we ook uitdragen naar onze leden uiteraard. En Jan, jij kan dat dan misschien ook inschatten van de andere kant. Hoe belangrijk of hoe leuk is het voor jullie om dan in die voorbeeldfunctie mee een rol te kunnen spelen? Het is voor ons heel belangrijk om onze klanten succesval te maken. En het is heel leuk om dat te kunnen doen voor een toonaangevende organisatie als VOKA. Maar we proberen dat vooral onze klanten te doen. Ik hoop dat de mensen hier uit deze podcast alvast wat hebben kunnen opsteken. En dat ze misschien binnenkort bij jullie komen aankloppen. Jan, Martine, hartelijk bedankt voor deze uitleg. En wie weet tot een volgende keer. Dankjewel. En dan bedank ik natuurlijk ook onze luisteraars nog. Ben je benieuwd naar meer tendensen in business? Abonneer je dan alvast op je favoriete podcastkanaal. En mis zo geen enkele aflevering.