“Virtual Reality zal de noodzaak aan zakenreizen verminderen”

“Ik ben voornamelijk in contact met onze EMEA HQ organisatie en met die van onze distributeur, en dit voor de strategische benadering, de top-down gezamenlijke businessplannen en de uitvoering daarvan. Daardoor overleg ik met de 14 individuele landenorganisaties in EMEA waar wij samen deze business realiseren. Elk land is een belangrijke parameter in het totale succesverhaal”, vertelt hij.

Meer dan 30 zakenreizen en conferenties

Manu Van de Vliet probeert deze landen minstens 1 keer per jaar persoonlijk te bezoeken: “In sommige is er meer nood aan een regelmatig contact, door nieuwe projecten of door veranderende marktsituaties, terwijl dat in andere landen minder nodig is. Niettemin moet elk land als volwaardig onderdeel van de EMEA organisatie ook de nodige jaarlijkse evaluatie en verdere investeringsondersteuning krijgen. Als ik terugkijk op het voorbije jaar, waren dat in totaal zo’n 30 reizen, waarbij ik telkens voor 2 of 3 dagen van huis weg was. Daarbovenop komen nog interne en externe conferences waar ik aan deelneem, ook zo’n 5 à 10 per jaar.”

De business trips brengen de Global Account Manager voornamelijk naar landen in Europa, maar ook Dubai, Israël en Marokko stonden het afgelopen jaar op zijn lijstje en conferences waren er o.a. in Amsterdam, Kaapstad, Las Vegas, Lissabon, Lodz (Polen) en London.

Conference call in plaats van zakenreis

Wanneer er geen zakenreis op Manu’s planning staat, werkt hij vanuit zijn home-office en nemen e-mail, skype en telefoon het leeuwendeel van zijn dag in beslag: “De noodzaak van een reis kan dikwijls worden opgevangen met goed geplande en efficiënte conference calls waar veel in wordt besproken en afgestemd. Wekelijks heb ik ook telefonische vergaderingen met collega’s in de Verenigde Staten. Niettemin blijven we allemaal mensen die zaken doen met mensen. Het menselijke contact en de persoonlijke benadering blijven dus heel belangrijk, maar door een optimale mix van alle communicatiemiddelen te gebruiken kan ik het virtueel team zeer goed aansturen.”

Minder business trips door Virtual Reality

Manu Van de Vliet verwacht dat de communicatiemiddelen in de nabije toekomst nog verder zullen evolueren, met positieve gevolgen voor onze ecologische voetafdruk: “En ook voor de job-efficiëntie in het algemeen. Ik zie dat de evolutie van Virtual Reality ons allen in staat zal stellen om nog efficiënter met ‘tijd en plaats’ om te gaan, wat de noodzaak aan reizen verder zal verminderen.”

Ondertussen probeert hij zelf zeer bewust om te gaan met zijn ecologische voetafdruk: “Het reizen is momenteel een noodzaak in mijn job, dat kan ik niet veranderen. Maar ik probeer wel mijn reizen te beperken tot het noodzakelijke minimum, en als ik business trips kan combineren, zal ik dat zeker doen. Ook de manier waarop ik reis kan ik wel zelf bepalen. Als ik naar Londen ga, kies ik b.v. bewust voor de trein door de kanaaltunnel en naar Parijs ga ik ook steeds met de auto of met de trein.”

Culturele verschillen

Wat Manu Van de Vliet boeit tijdens zijn zakenreizen is het contact met verschillende mensen en culturen in de landen: “Ondanks het feit dat de teams in de verschillende landen actief zijn in een gelijkaardige business, is de menselijke aanpak telkens anders. Van noord naar zuid, van oost naar west heb je verschillende benaderingen. Er is een ander enthousiasme, een andere gedrevenheid, een andere mentaliteit. Dat is voor mij persoonlijk het meest waardevolle aan deze job. Als mens steek ik daar zeer veel van op.”

Tips voor de zakenreiziger

“Of ik advies heb voor de beginnende zakenreiziger? Hoe hij of zij zijn of haar koffer moet pakken? Ja, je verbetert inderdaad je manier van inpakken keer op keer. Je wordt slimmer, denk je dan… Handbagage of met check-in koffer? Wat neem je mee en wat niet? Kan ik niet eens proberen met wat minder bagage te reizen? Wat koop je op de luchthaven, of wat neem je zelf al mee? Keer op keer is dat opnieuw anders. Het hangt voornamelijk van je comfortgevoel af. Het blijft boeiend en uiteraard kom je altijd in situaties terecht waar je ofwel veel te veel bagage bij hebt of – helaas – soms ook dat je moet zoeken waar de dichtstbijzijnde winkel is. Ook heb ik al enkele keren meegemaakt dat mijn bagage (een dag of twee) later aankwam. Daar sta je dan. Gelukkig heb ik al wel sinds lang de reflex om altijd een basis-set aan reservekledij mee te nemen in mijn handbagage. Stress geeft dat al lang niet meer want wat er ook gebeurt, oplossingen zijn er altijd”, glimlacht Manu.