Welke service verwacht de zakenreiziger anno 2019?

Reizen we minder of meer voor zaken?

Je zou vermoeden dat door de digitale transformatie, politieke instabiliteit en terroristische aanslagen van de afgelopen jaren er minder voor zaken wordt gereisd. Niets is minder waar. “Voor veel mensen blijft aan ‘reizen voor het werk’ een zekere status verbonden”, zegt Ilse Verheyen. 

Bedrijven gaan wel nuchterder om met kosten. Vaak hebben ze een ‘travel policy’: reisaanvragen moeten eerst budgetair goedgekeurd worden en nadien ook gedetailleerd gestaafd worden met kostenbewijzen. “Die regels variëren sterk van bedrijf tot bedrijf. Het zijn niet enkel grote bedrijven die een strikte policy hebben”, gaat Ilse verder.

Technologie en ecologische voetafdruk 

Ook al is de technologie van webconferenties verfijnd, persoonlijk contact blijft noodzakelijk om succesvol met prospects en klanten om te gaan. “Bedrijven overwegen wel om slechts één persoon af te vaardigen in plaats van twee of meerdere. Ook kijken ze bewuster naar verplaatsingen en vergelijken meer tarieven van treinen en vluchten, als de trein een optie is.

Niet enkel grote bedrijven hebben een strikte travel policy

Heel wat bedrijven staan ook vlugger stil bij hun ecologische voetafdruk. Ze vragen ons een rapport over hoeveel CO2 er minder wordt uitgestoten wanneer ze kiezen voor de trein in plaats van het vliegtuig. Wij berekenen dat verschil en die besparing kan het bedrijf compenseren met een financiële bijdrage aan een klimaatproject of een ander goed doel”, licht Ilse toe.

Impact van terrorisme op het reisgedrag

“We hebben ervaren dat over het algemeen de terroristische aanslagen slechts een korte periode impact hadden op het reisgedrag van zakenreizigers. Als reiskantoor is het wel heel belangrijk klanten een veilig gevoel te geven.

Als travel management company helpen we kmo’s om hun reisbudgetten op de meest efficiënte manier in te zetten

Al onze klanten kunnen 7/7 en 24/24 terecht bij de helpdesk van Aviapartners voor informatie over vluchtvertragingen, het omboeken van tickets, enz. Aviapartners houdt BTS hiervan continu op de hoogte”, zegt Ilse Verheyen. Ze werkt al meer dan tien jaar als sales manager voor BTS Travel met hoofdkantoor in Antwerpen. “Als travel management company helpen we kmo’s om hun reisbudgetten op de meest efficiënte manier in te zetten. Naast zakenreizen, biedt BTS Travel ook incentive reizen en privé vakantiereizen aan. BTS Travel Experts is het netwerk met zo’n 85 zelfstandige reisexperten die op de high end leisure markt actief zijn.”

Trein of vliegtuig?

Bedrijven kijken voor kortere verplaatsingen steeds meer naar de (hogesnelheids)trein als alternatief voor vliegen. “De treinrit van Brussel naar Parijs duurt wellicht langer dan de vlucht, maar als je de volledige reistijd bekijkt, is die korter. Je komt bovendien in het centrum van de stad aan. De servicekwaliteit van Thalys en Eurostar is enorm verbeterd. Wifi wordt gratis aangeboden. 

Zakenreizen en privéreizen groeien dichter naar elkaar

Het vroegere prijsverschil in vliegtuigtickets door een weekend te koppelen aan je verplaatsing, is vaak weggevallen. De jonge generatie zakenreizigers gaat ook helemaal anders om met een kostenbudget.

Ilse Verheyen: “Ze kiezen vaak voor Airbnb en doen een beroep op Uber. Op weg met de taxi maken ze foto’s van hun gemaakte kosten en sturen die door naar het bedrijf. De online checkin en checkout mogelijkheid in hotels wordt almaar belangrijker zodat je niet langer langs de receptie hoeft om je sleutel op te halen of de rekening te betalen.”

Online tool om zakenreizen te beheren

Naast de ‘offline’ service waarmee BTS de bedrijfsklant compleet ontzorgt, heeft die ook de mogelijkheid zelf online opzoekingen te doen en te boeken. Mits het betalen van een kleine maandelijkse kost krijgt de klant flexibiliteit én naservice.

“Wij leren de klant met ons online systeem werken, maar laten hem niet aan zijn lot over. Ons online systeem houdt rekening met de regels van het vooropgestelde reisbeleid van onze klant. De wat grotere kmo’s kiezen al gauw voor dit systeem. Gemakkelijke routes van A naar B en terug zijn eenvoudig te boeken, maar voor lange afstand en complexe vluchten is vaak assistentie nodig”, zegt Ilse.
Het online systeem geeft meteen ook de historiek en een overzicht van wie, waar en wanneer verblijft.

“Als er b.v. een staking in de lucht hangt, kunnen wij uit het systeem halen wie er mogelijk slachtoffer kan worden van die staking. Dan helpen wij de klant bij het omboeken van zijn tickets. Anders kan dat wel eens een duur verhaal worden. Alle communicatie met de klant gebeurt digitaal, ook de facturatie. Alles wordt in het werk gesteld om milieuvriendelijker te werk te gaan”, besluit Ilse Verheyen.

Foto © BTS Travel