Zo maak je een sluitend werkrooster

Stap 1. Informatie verzamelen

Verzamel eerst alle informatie over al je medewerkers: hoeveel uren dient elke werknemer te presteren? Wanneer is elke werknemer beschikbaar? Hoeveel uur kan je elke werknemer inplannen? Niet iedereen heeft misschien een fulltime contract. Vraag je personeel om ruimschoots op voorhand vakantiedagen en andere afwezigheden door te geven.

Stap 2. Maak een anoniem basisrooster

Maak eerst een anoniem rooster waarin je  aanduidt hoeveel personeel je dagelijks voor welke functies en dagdelen minimaal en maximaal nodig hebt.

Stap 3. Feestdagen en schoolvakanties

Vervolledig je basisrooster met de feestdagen en de schoolvakanties.

Stap 4. Werkrooster invullen

Nu kan je je werkrooster daadwerkelijk invullen. Start met de medewerkers die een fulltime contract hebben en plan daarna de werknemers in die parttime werken. Hou daarbij rekening met voorkeursdagen. Aanvullen kan je eventueel met je freelance of flexibele medewerkers.

Stap 5: Controle van het werkrooster

Nadat je het werkrooster hebt ingevuld, ga je best over tot een controle: komt iedereen aan zijn minimale contracturen? Heb je voldoende capaciteit voorzien. Is er een evenwichtige balans tussen eenieders voorkeurdagen? Heb je nog reserve voor wanneer er een medewerker ziek wordt?

Stap 6: Werkuren ruilen?

Willen je medewerkers uren ruilen? Maak daar op voorhand duidelijke afspraken over. Wanneer kan er geruild worden? Wie moeten ze op de hoogte brengen? Hoe worden de wijzigingen gecommuniceerd?

Stap 7: Werkrooster bekend maken

Wanneer je werkrooster klaar is, dien je het nog te communiceren naar je werknemers. Hang het op een goed zichtbare plaats op, mail het rond of zet het online op je intranet.

Kan je wat hulp gebruiken bij de opmaak van je werkrooster of pak je het liever wat meer geautomatiseerd aan?