Cloud-bellen nieuwe trend bij kmo’s

Wat is VoIP?

De term VoIP staat voor "Voice over Internet Protocol". Dit verwijst naar de stemoverdracht via het internet. Het is een technologie waarmee telefoongesprekken via een Internetverbinding (IP) kunnen worden doorgestuurd. Klassieke telefonie werkt helemaal anders: het nummer dat je ingeeft op je toestel wordt naar je telefooncentrale doorgestuurd. Vandaar gaat het via de traditionele telefoonlijn naar de PSTN (het openbare inbeltelefoonnet) die de telefoon van je correspondent belt.

Met de komst van VoIP-telefonie verdwijnen de telefooncentrale en de telefoonlijn. Deze worden vervangen door IP-telefoons of een app op je computer en/of smartphone. Wat heb je nodig: een internetverbinding en een virtuele telefooncentrale in de cloud. Het is op het niveau van de cloud dat de verbinding met je correspondent tot stand wordt gebracht. Vandaar dat naast VoIP-telefonie ook wel eens de term “cloud-telefonie” wordt gebruikt.

Voordelen van VoIP

VoIP biedt aanzienlijke voordelen op vlak van kostenbesparing, flexibiliteit en productiviteit.

1. Kostenbesparing

VoIP werkt kostenbesparend op alle vlak. Een telefooncentrale per vestiging van je bedrijf of telefoonlijnen zijn niet langer nodig. Nu volstaat één “cloud-telefooncentrale” voor al je locaties. Maar dat is nog niet alles. Dankzij VoIP is de prijs van de gesprekken ook veel lager dan de tarieven die door traditionele operatoren worden aangerekend. Het is niet uitzonderlijk dat sommige gesprekken 100 maal goedkoper zijn. Bovendien bellen je medewerkers gratis met elkaar en kun je ook een efficiënte telefoniepermanentie over al je vestigingen heen organiseren.

Tip: werk je internationaal of ambieer je een internationale uitstraling? Dan kun je overwegen om internationale nummers te huren en deze op je website te publiceren. Gezien deze nummers doorschakelen naar jouw cloud-telefooncentrale, kunnen je internationale klanten jou tegen een voordelig, lokaal tarief bellen.

2. Flexibiliteit

Digitale telefonie is op alle vlak zeer flexibel:

• Op vlak van locatie:

Je fysieke locatie is niet langer belangrijk. Zodra je een internetverbinding hebt, ben je virtueel verbonden met de cloud-telefooncentrale. Je bent dus zowel op kantoor, thuis als onderweg bereikbaar. Bovendien kun je een app installeren op je pc, tablet of smartphone die van al je toestellen een telefoontoestel maakt. Desgewenst ben je op deze manier overal en op alle toestellen bereikbaar.  Bovendien worden functionaliteiten als videoconferenties of volledig virtuele vergaderfuncties (spraak, video, chat, schermdeling...) soms in hetzelfde aanbod aangeboden. Met het vooruitzicht van een aanzienlijke tijds- en brandstofbesparing.

• Op vlak van bereikbaarheid:

Met een traditionele ISDN-lijn kun je maximaal twee gesprekken tegelijkertijd voeren. Dit maakt dat als een derde persoon jouw bedrijf probeert te bereiken, hij of zij een bezettoon te horen krijgt. Bij VoIP-telefonie bestaat dergelijke beperking niet en mis je geen enkele oproep, wat zijn effect niet mist op je klantentevredenheid.

• Op vlak van facturatie:

Er worden kosten in rekening gebracht voor het werkelijke aantal telefoongebruikers. Heb je een stagiair of interimmer in dienst? De digitale telefonie past zich aan, zowel bij indiensttreding als bij vertrek. Telefonie in de cloud past zich dus aan jouw bedrijf aan en niet omgekeerd!

            3. Productiviteit

• Altijd mee met de recentste technologie

Technologie staat niet stil: regelmatig worden nieuwe functionaliteiten toegevoegd aan producten zoals digitale telefonie. Gezien deze geïnstalleerd is in de cloud, worden deze updates voor jou ter beschikking gesteld zonder dat je er iets voor hoeft te doen. Zo ben je telkens mee met de laatste technologie.

• Link met je bedrijfssoftware

VoIP-telefonie kan worden gekoppeld aan je bedrijfssoftware (CRM, ERP, enz.). Zo kun je met één klik in je CRM jouw klant bellen. Of omgekeerd: een klant belt? Nog voor je opneemt, gaat zijn klantenfiche automatisch open op je pc. Zo kun je op een gepersonaliseerde manier en erg efficiënt reageren. Het is ook mogelijk om meer geavanceerde scenario’s te configureren. Stel: een klant belt je voor technische ondersteuning. Wanneer hij betaalt heeft, wordt zijn oproep rechtstreeks naar de supportafdeling doorgestuurd. Wanneer er nog facturen van hem openstaan, wordt hij eerst naar de boekhouding gestuurd. Slim, nietwaar?

Van oud naar nieuw

Een moeilijke omschakeling van analoog naar digitaal? Helemaal niet. Jouw bedrijf kan al zijn bestaande nummers behouden. Zo ben je verzekerd dat je klanten je continu kunnen blijven bereiken. Bovendien kun je terecht bij gespecialiseerde firma’s zoals AllesCloud, dat 35 jaar ervaring heeft in automatisering van bedrijven.

Wil je persoonlijk advies over deze nieuwe vorm van telefonie? Stel dan vrijblijvend je vraag aan AllesCloud via onderstaand formulier.

Meer lezen?

• Veel bellen en toch minder betalen?