Data over data: metadata
Wat is meta-informatie en waarvoor gebruik je dat?
Metadata zijn gegevens die data definiëren. Het gaat om informatie die bepaalde gegevens omschrijven. Metadata van boeken bijvoorbeeld zijn de auteur, de uitgever, het aantal pagina’s, het verschijningsjaar,… Voor documenten kan in de meta-informatie beschreven worden wie het gemaakt heeft, wanneer het voor het laatst bewerkt werd, in elke taal het is opgesteld, welk programma ervoor gebruikt werd, wat het onderwerp is,...
Ranking binnen zoekmachines
Metadata zijn belangrijk voor websites om ze zo hoog mogelijk te laten eindigen in de ranking van zoekmachines. Webdesigners kunnen het keyword, de title-tag en de description-tag gebruiken om hoger te scoren binnen zoekmachines.
Beheer en vindbaarheid van informatie
Daarnaast is meta-informatie belangrijk voor het beheer van je documenten en voor de vindbaarheid van informatie, maar ook voor de betrouwbaarheid en de beveiliging van informatie.
Hoe je eigen metadatamodel ontwikkelen?
Vooraleer van start te gaan met de ontwikkeling van je eigen metadatamodel, stel je best eerst een behoeftenanalyse op en breng je de noden van je organisatie in kaart. Je formuleert antwoorden op vragen als: Wat is het type document? Wat is de bewaartermijn? Moet er gelinkt kunnen worden met bestaande structuren en modellen? Zorg er vervolgens voor dat er voldoende gedragenheid is voor het metadatamodel op de werkvloer, maar ook bij het management. Hou het model laagdrempelig en maak een schatting van de budgettaire weerslag.
Basisprincipes voor je metadatamodel
Streef maximaal naar automatisering zodat het toekennen van metadata volautomatisch gebeurt, zonder interactie met de gebruiker. Vaak zijn voor verschillende soorten documenten verschillende metadata van toepassing. Daarvoor kan je verschillende gradaties gebruiken, met velden die altijd moeten worden ingevuld en velden die alleen moeten worden ingevuld als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Je kan ook een aantal vrijblijvende velden toevoegen.
Relevante metadatastandaarden
Er zijn verschillende internationale standaarden afgesproken over de manier waarop men data structureert, relevant voor informatie- en archiefbeheer. De bekendste zijn Dublin Core, EAD en A2A.
Stel een vraag
aan een specialist
Heeft u vragen? Wij helpen u graag verder.
Ook interessant
Interessante bedrijven
XsolveIT
