Hoe lang moet ik bedrijfsdocumenten bewaren?

Van 1 maand tot levenslang archiveren

1 maand

Kasticket voor kleine bedragen

6 maanden

Rekeningen van restaurants en hotels

1 jaar

Transportfacturen, deurwaarderskosten

2 jaar

Aankoopfacturen, garantiebewijzen (= de wettelijke garantietermijn), medische kosten

5 jaar

Erelonen, bankdocumenten, hypothecaire leningen, huurbetalingen, sociale documenten (personeels- en aanwezigheidsregister, arbeidsovereenkomsten, individuele rekeningen,…)

7 jaar

Belastingaangifte (voor het geval je gecontroleerd wordt). Bewaar hiervoor ook kopieën van loonfiches, boekhouding, facturen, attesten, bankdocumenten

10 jaar

Facturen (ook voor onroerende goederen, aannemers, architecten), verzekeringsdocumenten

Levenslang

Notariële akten

Archiveer je al digitaal?

Het is wettelijk toegelaten om je documenten digitaal te archiveren en te bewaren. Er gelden wel enkele voorwaarden. Zo moet je de authenticiteit van gearchiveerde digitale documenten kunnen aantonen en kunnen bewijzen dat de inhoud niet gewijzigd kan worden. Een speciale digitaliseringssoftware helpt je hier uit de nood. De software versleutelt de documenten zodat je perfect beantwoordt aan de bewaarplicht.

In de cloud, op je eigen server of bij een extern provider?

Waar je je digitaal archief bewaart, in de cloud, op je eigen server of bij een extern provider maakt voor de wetgever niet uit. Van cruciaal belang in elk verhaal is om te zorgen voor goede back-ups. Zorg ervoor dat je documenten goed traceerbaar zijn, zodat je ze snel terugvindt, dat spaart tijd.

Hoe digitaal archiveren?

Besluit je om voortaan digitaal te archiveren? Maak dan een stappenplan op. Analyseer je bestaande archief en de processen die erachter liggen. Omschrijf wie welke documenten digitaal mag inzien. Duid iemand aan die verantwoordelijk wordt voor het beheer van het digitale archief. Bescherm je digitaal archief ook tegen brand- of waterschade.