Print Security: hoe kan ik veilig printen?

Bedrijven besteden heel wat aandacht aan de beveiliging van hun IT-systemen en hun data. Computers krijgen antivirussystemen en het netwerk wordt uitgerust met een firewall. Maar vaak zien bedrijven bij de beveiliging hun printers over het hoofd. Print Security is dan ook een ‘conditio sine qua non’ voor een veilig documentbeheer.

‘Hackers vallen een netwerk het liefste aan op zijn zwakste punt, en dat zijn steeds vaker end-point toestellen zoals bijvoorbeeld een printer’, zegt Hans Van Barel, Category Manager Printing bij HP BeLux. ‘Een ijzersterke voordeur bouwen helpt niet wanneer je het raam laat openstaan.’

Je printer beveiligen hoeft niet moeilijk te zijn. Voer meteen firmware-updates uit wanneer ze zich aanbieden. Nieuwe firmware biedt je printer meer mogelijkheden, maakt het je toestel performanter en veiliger of haalt het er een aantal bugs uit.

Print Security

Pak kwetsbaarheden aan

Wist je dat er elf mogelijke kwetsbaarheden zijn die je printer bedreigen? Dat gaat van eenvoudige fysieke diefstal naar inbraken op het toestel zelf. We lichten toe.

• Fysieke diefstal: denk aan geprinte documenten die blijven liggen in het laatje van de printer.
• Inbraak op het toestel zelf: data van de printopdrachten wordt opgeslagen op een hackbare interne schijf, en de firmware en het Basic Input-Output System (BOIS) kunnen worden besmet. Via deze weg trachten cybercriminelen toegang te vinden tot het bedrijfsnetwerk.
• Netwerktoegang: ook de toegang tot het netwerk kan worden geforceerd.

Menselijke factor

Er zijn een aantal stappen die je zelf kan ondernemen. Zo kan je de gegevensopslag op het apparaat en alle gegevensverkeer van en naar de printer versleutelen. We lichten toe.

• Geautoriseerde gebruikers, geschikte locatie: we bespraken eerder het gegeven dat er gemakkelijk prints achterblijven bij de printer. Zorg dat je printer nooit opgesteld in een zone met onbeperkte toegang, bv. je receptie.
• Authenticatie en afdrukfuncties: zorg dat je medewerkers zich steeds moeten authenticeren voor ze iets kunnen afdrukken. Gebruik bv. een PIN code.
• Beveilig documenten en scans: verander vertrouwelijke documenten in met PIN beveiligde PDF’s. Doe hetzelfde met scans. Scan naar een Secure File Transfer Protocol (SFTP) wanneer je gegevens veilig wilt verzenden.
• Identificeer en personaliseer: via een watermerk of een gepersonaliseerd afdruk-ID kan je de oorsprong en bestemming van je documenten beschermen. Geef bv. in de kop- of voettekst de datum, tijd, je ID weer.

Vraag advies op bij Brother, expert in slimme bedrijfsoplossingen voor print- en documentenbeheer.