Smartdoc verzekert intelligent documentbeheer bij hotel Dolce La Hulpe

Als HR-afdeling het overzicht behouden over de niet aflatende stroom papieren en digitale documenten is geen sinecure. Dankzij het Smartdoc platform van Anrova Solutions wordt intelligent documentbeheer mogelijk voor zowel kleine als grote organisaties, zoals ook het Brusselse hotel Dolce La Hupe ondervond. Daar zijn de personeelsdossiers van de 150 medewerkers voortaan gecentraliseerd in een digitaal archief.

Met zijn unieke ligging midden in de weelderige natuur van het Zoniënwoud en tegelijk op een boogscheut van hartje Brussel, is het Dolce La Hulpe uitgegroeid tot een populaire pleisterplaats. Zowel toeristen als zakenreizigers vinden de weg naar het hotel met luxueuze kamers, wellness, vergader- en conferencefaciliteiten.

Een verademing

HR-medewerker Emilie Pollie staat mee in voor het personeelsbeheer bij hotel Dolce La Hulpe: “Ik herinner mij ons kantoor met archiefkasten vol personeelsdossiers. Als je een specifiek dossier wou raadplegen was je daar wel even mee bezig. Van thuis uit werken vormde zelfs geen optie voor onze HR-medewerkers, want je kon geen online-informatie raadplegen. De kennismaking met Smartdoc voelde dan ook als een verademing.”

Soepele implementatie

De implementatie verliep opvallend vlot. Het team analyseerde de mogelijkheden in overleg met een Smartdoc-projectmanager, die het platform afstemde op de geformuleerde wensen. Na het opmaken van de indexen en templates, volgde de digitalisering van alle dossiers (personeelsdossiers, inclusief arbeidscontracten en info zoals medische voorschriften). Dit alles nam niet meer dan een week in beslag. “Vandaag loopt het documentbeheer van het hotel correct, veilig en efficiënt,” aldus Emilie Pollie.

“We kunnen alle personeelsdossiers altijd en overal raadplegen. Printen is nog uiterst zelden nodig.” (Emilie Pollie, Dolce La Hulpe)

Integratie documentbeheer met software hotel

Dolce La Hulpe koppelde Smartdoc aan zijn Office 365-programma’s. Zo kunnen de HR-medewerkers e-mails bijvoorbeeld via een button in Outlook meteen in het juiste personeelsdossier opslaan. Het manueel ingeven van data of verwerken van informatie is hoe dan ook sterk verminderd. Voor Emilie Pollie is de meerwaarde van het platform evident: “Ik ben ervan overtuigd dat intelligent documentbeheer niet alleen de slagkracht van onze HR-afdeling aanzienlijk opdrijft, maar die van het volledige hotel. Mijn advies? Een goede voorbereiding is het halve werk. Breng je wensen en behoeften op voorhand in kaart en bepaal je index- en templatestrategie.”

Documentbeheer op andere niveaus van het hotel

De eenvoudige integratie en implementatie van de Smartdoc-oplossing voor documentbeheer is duidelijk een voltreffer voor de HR-afdeling van het hotel. En de efficiëntiewinst smaakt naar meer. Inmiddels breidde Dolce La Hulpe de tool uit naar andere afdelingen, zoals Finance. Daarna staat het onderbrengen van de algemene administratie in Smartdoc op het programma. Alweer een bewijs van de brede inzetbaarheid van het intelligente documentmanagementplatform.

Wens je meer te vernemen over intelligent documentbeheer of over de mogelijkheden van Smartdoc voor jouw onderneming? Neem dan vandaag nog vrijblijvend contact met Anrova Solutions op of vul het formulier hieronder in.