​Regels bij het in- en uitvoeren van goederen met Sarah Blessenaar van Descartes

Welkom bij Tendens in Business, de podcast van KMOinsider. Tijdens onze afleveringen gaan we op bezoek bij mensen uit verschillende branches en bespreken we een topic dat hen nauw aan het hart ligt. Vandaag praat ik met Sarah Blessenaar van Descartes. Sarah, fijn dat je er bent. Hoe gaat het met jou?

Met mij gaat het prima. Met jou?

Absoluut. Jij wilt het graag hebben over douane, compliance en global trade data. In eerste instantie, wat moeten we daaronder verstaan?

Douane compliance, omvat eigenlijk alles wat te maken heeft met de regels, de wetten, de procedures die van toepassing zijn wanneer je goederen, gaat in- of uitvoeren. Dus eigenlijk de naleving van douanevoorschriften. Daar komt nog meer bij kijken, zoals het classificeren van goederen, het aanvragen van certificaten, maar alles wat te maken heeft met douaneprocedures voor invoer en uitvoer. Global trade data heeft dan weer meer te maken met het, slim gebruiken van en vooral het inzicht hebben van zaken zoals vrijhandelsakkoorden, duty suspension regels. Opnieuw het slim inzetten van goederencodes en ook, het omgaan met denied party screening, of lijsten van bedrijven en personen waarmee handel verboden is. En de combinatie van die twee maakt ervoor dat we gaan kijken of ervoor gaan zorgen dat goederen, zonder vertraging of boetes in of uitgevoerd kunnen worden. Dat dat kostenefficiënt gebeurt en dat bedrijven slim beslissingen kunnen nemen over waar ze hun goederen gaan sourcen, welke markten ze gaan benaderen, hoe ze omgaan met tarieven en dergelijke.

Ja, sancties, exportcontroles, nieuwe regelgeving. Je hoort er veel over. Het verandert ook voortdurend. Waarom is het dan nu wel actueel en belangrijk?

Het is eigenlijk altijd actueel, want handel, is een levend ding. Dat verandert voortdurend. Onderlinge relaties tussen landen veranderen ook constant, dus die regels worden, voortdurend bijgestuurd. Daar komt ook bij dat de systemen waarop procedures moeten worden uitgevoerd, gemoderniseerd worden. De afgelopen jaren, is er binnen Europa, de nieuwe Union Customs Code in voege getreden, wat maakt dat alle Europese landen hun douanesystemen, moesten aanpassen en moderniseren en dus ook alle bedrijven hun software moesten updaten. En dan tot slot zijn er ook de geopolitieke, situaties en wijzigingen die maken dat er steeds nieuwe sancties, steeds nieuwe exportcontroles of nieuwe regelgeving is. En bedrijven moeten dat allemaal maar bijhouden om op een juiste manier handel te drijven.

Ja, welke impact kan het hebben als ze dat toch niet op een juiste manier doen? En eigenlijk zo'n, ja, compliance fout maken?

Dat kan, dat kan kleinere gevolgen hebben, zoals een vertraging bij de douane bijvoorbeeld. Dat het, langer duurt om de controles te doorlopen. Als het wat ernstiger is, kunnen de goederen in beslag genomen worden, maar dat kan ook wel echt oplopen tot, gigantische boetes die tot in de miljoenen kunnen lopen. Hele juridische, processen. En als dat gebeurt, ja, dan kan een bedrijf enorme schade oplopen aan hun reputatie, hun toegang tot bepaalde markten kan in gevaar komen en in sommige landen is zelfs, is er zelfs een persoonlijke aansprakelijkheid voor bestuurders van bedrijven. Dus het is toch wel belangrijk dat je slim en correct met dat soort zaken omgaat.

Je hebt er daarnet al naar verwezen geopolitieke spanningen. We horen de laatste tijd heel veel over tariefaanpassingen. Je kan het eigenlijk al bijna niet meer volgen. Maar kan je een concreet voorbeeld geven van hoe tarieven bedrijven ook kunnen verrassen, dat ze er niet op voorbereid kunnen zijn?

Ja, stel dat je, goederen importeert uit Azië. Dat gebeurt heel vaak via schip. Een schip is weken, soms maanden onderweg. Bij het vertrek van de goederen reken jij op een importtarief van vijf procent. Maar tijdens die reis worden de tarieven aangepast en word je plots geconfronteerd met een, een tarief van tien procent. Ja, dat zijn onverwachte kosten die je opeens moet betalen en dat kan best wel, hoog oplopen. Omgekeerd is, is het ook wel waar dat heel veel bedrijven jarenlang te veel hebben betaald omdat ze niet wisten dat er een bepaald handelsakkoord, beschikbaar was. Ja, en de douane gaat ze daar niet altijd van op de hoogte brengen.

Dat is allemaal wel zeer, ja, ingewikkeld. Frustrerend eigenlijk soms.

Maar hoe kunnen bedrijven daar dan beter op inspelen en dat beter managen?

Door gebruik te maken van, van tools, of software. Je kan dat soort zaken gaan automatiseren en gemakkelijk overzicht krijgen door gebruik te maken van software. Die gaat dan bijvoorbeeld, die software gaat dan bijvoorbeeld zeggen, welke goederencodes van toepassing zijn of, of welke vrijhandelsakkoorden beschikbaar zijn. Stel dat je opnieuw dat goed wil, importeren vanuit Azië en in het ene land is er misschien een, een handelsakkoord, dat voor een bepaalde kost zorgt, maar in een ander land voor diezelfde goederen betaal je misschien veel minder. Dus dat soort zaken gaat die software, aangeven en gaat bedrijven helpen om, kostenbesparende kansen te vinden.

Je hebt daar in het begin naar verwezen. Bedrijven moeten hun producten ook correct classificeren. Wat loopt daar dan soms mis?

Ja, allereerst is het heel belangrijk dat je goederen correct geclassificeerd zijn voor de douane. Dat gaat maken dat jouw goederen sneller, de procedure doorlopen en, en sneller beschikbaar zijn. Maar als bedrijf, als je de verkeerde code gebruikt, kan je ook te veel betalen. Stel dat je, elektronische onderdelen importeert, printplaten. Ik ben geen expert elektronica, maar dat is nu een mooi voorbeeld. Als je dat classificeert als een circuitboard, dan betaal je voor invoer in de EU0% tarief. Als je daarentegen diezelfde goederen classificeert als andere elektrische of elektronische apparaten, dan betaal je vier procent importtarief. Dus een bedrijf kan onnodig te veel invoerrechten betalen. Je kan dat terugclaimen van de douane, maar opnieuw, ja, dan moet je je verwachten aan een gigantische administratieve rompslomp en ook heel veel discussie met de douane.

Dan toch wel belangrijk om het zelf goed in het oog te houden.

Ja. Ja, absoluut. Dus bedrijven moeten echt wel goed toegang hebben tot real time data. Dus ja, die verschillende tariefcodes goed in het oog houden om concurrentieel sterk te blijven en in kosten te besparen.

Een ander belangrijk punt dat je aangaf was je partners gaan screenen. Je kan je klant of leverancier gaan screenen op een zogenaamde sanctielijst dan. Maar hoe werkt dat juist en wat zijn de risico's?

Ja, een beetje hetzelfde als met de goederen. Er is altijd risico van boetes. En die reputatieschade dus. In principe moet je, ben je als bedrijf verantwoordelijk om elke relatie waarmee dat je handel drijft, dat je die moet gaan screenen om zeker te zijn dat ze niet op, ja, op bepaalde sanctielijsten staat.

Een zwarte lijst.

Een zwarte lijst inderdaad. Als je dat niet doet en het blijkt dat die partij wel op een sanctielijst staat, dan kan je daarvoor beboet worden. En dat kan redelijk ver gaan. Ik ga even een concreet voorbeeld geven. Een bank die betalingen of financiële transacties faciliteert tussen twee partijen. Dus die zelf niet eens betrokken is, maar die gewoon de, de facilitatie doet, kan beboet worden omdat zij hun klanten niet hebben gescreend. En opnieuw, dat loopt op tot in de miljoenen. Universiteiten, ngo's, daar is de reputatie vaak heel belangrijk. Ook zij moeten zeer streng gaan screenen. Stel dat blijkt dat je handel drijft met een partij die toch op zo'n lijst staat opnieuw, dan kunnen jouw goederen geblokkeerd worden. Je gaat boetes krijgen van de douane, maar je kan ook enorme reputatieschade oplopen.

Ik denk concreet op dit moment dat er wel wat bedrijven op zo'n lijst zullen staan. Of bedrijven uit sommige landen wel wat op zo'n lijst zullen staan omwille van de geopolitieke spanningen en oorlogssituaties.

Ja, daar komt dan ook nog eens bij dat bepaalde landen opeens op een embargo of onder embargo staan. Dus dat je met die landen dan ook geen handel meer mag drijven.

AI lijkt ook overal op te duiken, in alle sectoren. Wat voegt het vandaag echt toe aan jullie verhaal?

Vooral het verwerken van de, de grote hoeveelheid data en, en sneller verwerken. Om even terug te gaan naar het voorbeeld van die denied party screening. Dat gebeurt op basis van namen. Er lopen wel meerdere mensen op de wereld rond met dezelfde naam, dus vaak gaat het systeem zeggen van: ah, hier is een mogelijkheid van een, een, een, een gesanctioneerde partij. Maar als je dan wat verder onderzoek doet, blijkt dat die partij wel in orde is. Dat noemt of dat, dat noemt men een false positive. AI kan helpen met het aantal false positives te, te reduceren, dus te verminderen. Wat maakt dat bedrijven kostbare tijd kunnen besparen en kunnen inzetten om andere dingen te doen, meer strategisch te werk te gaan.

Ik hoor heel vaak het woord risico's vermijden. Problemen voorkomen. Voorkomen dat je te veel betaalt. Kan het bedrijven ook helpen om nieuwe kansen te benutten?

Absoluut. Absoluut. Als je van in het begin zorgt dat je alle informatie hebt en dat je strategisch beslissingen gaat maken van uit welke landen ga ik importeren, welke goederencodes ga ik gebruiken? Dan kan je wel echt heel kostenbesparend te werk gaan. Concurrentieel onderzoek gaan doen. In welke landen zijn bepaalde goederen minder of meer aanwezig? Wie kan er goede voorwaarden bieden? Als je dat allemaal inzet in jouw overall strategische aanpak, dan kan je als bedrijf internationaal sterk uit de hoek komen en absoluut een concurrentieel voordeel behalen.

Het zijn toch allemaal wel aspecten waar je mee moet bezig zijn als bedrijf. Wat je in het oog moet houden. Dat lijkt mij allemaal toch niet zo simpel om dat er even snel bij te nemen.

Nee, en, en voor grotere bedrijven zijn daar heel vaak aparte afdelingen, departementen die echt niet anders doen dan bijvoorbeeld goederen kwalificeren of, of die vrijhandel zo- overeenkomsten te bestuderen. In kleinere bedrijven wordt dat vaak uitbesteed aan een logistieke partner die dan voor hun eigenlijk dat soort zaken op zich nemen.

Waar kunnen onze luisteraars nu nog meer informatie vinden?Want ja, er zijn wel oplossingen om problemen te vermijden.

Ja, uiteraard. Op de website van Descartes. Je kan daar zowel informatie vinden over onze douane-oplossingen als over de oplossingen rond global trade. Mijn advies zou zijn, neem even contact op, dan kunnen onze experts met bedrijven in gesprek gaan om te kijken welke oplossing dat het beste aansluit bij de noden die je hebt. Want vaak is niet ieder verhaal hetzelfde.

Nee, niet ieder verhaal is het, is hetzelfde. En vaak denken bedrijven van: ah, ik, ik zoek een oplossing voor, voor dit probleem. Maar als je dan wat verder praat, blijkt dat ze eigenlijk op een andere manier de zaken kunnen aanpakken. Dus bel ons even voor een vrijblijvend gesprek en bezoek onze website.

Sarah, bedankt voor al jouw inzicht en jouw praktische tips.

Dank je wel.

En ik bedank natuurlijk ook onze luisteraars nog. Ben je benieuwd naar meer tendenzen in business?Abonneer je dan alvast op je favoriete podcastkanaal en mis zo geen enkele aflevering.