Zo ga je aan de slag met e-facturatie met Exact

Efficiënt, kostenbesparend, milieuvriendelijk, nauwkeurig, snel, eenvoudig, veilig… de voordelen van e-facturatie zijn legio. Wil je starten met e-facturatie met Exact? Dan zijn dit de vier eenvoudige stappen die je op weg zetten. Als extraatje vertellen we je ook nog hoe je leveranciers kan overtuigen om dezelfde stappen te zetten.

Stap 1: Registreren voor e-facturatie op het Peppol-netwerk

Peppol (voluit Pan-European Public Procurement OnLine) is de naam van het beveiligde netwerk voor het uitwisselen van elektronische facturen en documenten in Europa. De logische eerste stap om te starten met e-facturatie is dus je kmo registreren. Dat kan heel eenvoudig vanuit je eigen Exact-omgeving. Op basis van je ondernemingsnummer en IBAN-gegevens gaat het systeem na of je onderneming wel degelijk bestaat. Dit voorkomt fraude en beperkt het risico op spookfacturen.

Verneem hoe je registreert via Exact Online

Stap 2: Verzenden & ontvangen van e-facturen

Zodra je de registratie afrondt kan je gebruik maken van het Peppol-netwerk. Geef nu in je Exact-omgeving aan of je e-facturen wil verzenden, ontvangen of beide.

Versturen

Ga je factureren met Exact, vink dan de optie ‘Verzenden’ aan. Gebruik je een ander pakket voor je e-facturatie? Doorloop van daaruit de registratieprocedure en vink de optie ‘Verzenden’ aan.

Ontvangen

Om inkomende e-facturen te ontvangen binnen je Exact-omgeving, vink je de optie ‘ontvangen’ aan. Vanaf nu leest je boekhouding je inkomende e-facturen automatisch in.

Stap 3: Facturen versturen met retourberichten

Je kunt ervoor opteren om bij het versturen van e-facturen via Peppol een retourbericht mee te sturen. In dat geval deelt de ontvanger de factuurstatus met de afzender. Dat kan gebeuren tijdens het boeken en desgewenst tijdens het goedkeuren van aankoopfacturen. Afzender en ontvanger zien automatisch dezelfde factuurstatus in de factuurhistorie. Dit vereenvoudigt de opvolging van de e-facturatie.

In Exact Online kan je e-factuur vijf statussen hebben in de factuurhistorie: Geleverd, Bevestigd, In bewerking, Geaccepteerd of Afgekeurd. Maakt de ontvanger nog geen gebruik van de functie factuurstatus van het Peppol-netwerk, dan krijgt de e-factuur de status ‘Geleverd’ mee.

Stap 4: e-facturen verwerken tot boeking

Kies je voor e-facturatie via Peppol? Dan heeft de add-on No Hands Accounting een grote meerwaarde. Zo kan je e-facturen namelijk 1-op-1 inlezen in jouw Exact-omgeving. Handmatige correcties behoren voorgoed tot het verleden. Let wel: met alleen de gegevens van de e-factuur heb je nog geen complete boeking. Maar voor zaken zoals het bepalen van de juiste grootboekrekeningen bevat Exact Online tal van slimme functies.

Hoe overtuig je leveranciers om over te stappen op e-facturatie?

Het Nederlandse Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) kon niet alle voordelen van e-facturatie via Peppol ervaren, omdat sommige leveranciers nog niet mee waren. De oplossing? Leveranciers die e-facturen aanleveren via Peppol krijgen sneller betaald. Het gevolg? Sterk verminderde administratieve last en aanzienlijke tijdwinst voor UWW. Een onvervalste win-win!

Is jouw kmo klaar voor e-facturatie en wil je daarbij gebruik maken van Exact? Volg dan het vierstappenplan. Heb je nog vragen of suggesties? Neem dan zeker contact met ons op of stel je vraag via het formulier onderaan.