Hoe je met meeting design van je event een succes maakt

Meeting & Event Facilities

Dominic De Gruyter, gedelegeerd bestuurder van PFL uit Beerse, en Maarten Vanneste, oprichter van Abbit Meeting Support uit Turnhout en voorzitter van het Meeting Design Institute: “Elk event is anders. Maar elke organisator moet wel een strategie hebben, een plan van aanpak. Hij moet met andere woorden aan ‘meeting design’ doen.”

PFL is een innovator in de meetingsector

Audiovisueel bedrijf PFL, wereldwijd actief in opdracht van Belgische bedrijven, nam eerder dit jaar sectorgenoot Abbit over dat wereldwijd actief is voor multinationals. Over complementariteit gesproken. Samen ondersteunen ze meer dan 300 congressen/events per jaar. We overdrijven dus niet als we stellen dat PFL tonnen ervaring in de eventsector heeft.

Wat is meeting design?

Maarten Vanneste: “Meeting design staat niet alleen, het is de leukste fase in het werk van de ‘meeting architect’, de Meester Bouwer van Meetings. Alles start met het identificeren van de doelen: wat willen we dat de deelnemers doen na dit event of seminarie? Op basis daarvan ‘design’ je de bijeenkomst. Je plakt een reeks presentaties, activiteiten, technieken aan elkaar in een script. Elke activiteit is doelbewust. Na het congres of de lancering ga je na of de deelnemers effectief het beoogde doen en breng je zo mogelijk de impact ervan in kaart.” 

6 Tips voor efficiënt meeting design

1. Bepaal doelstellingen

De vraag die je je moet stellen is: wat wil ik bereiken met het evenement? Wat moet het resultaat zijn?
“Het heeft geen zin om een evenement te organiseren zonder vooraf duidelijke objectieven en doelen te stellen. Elke taak, elke actie die je onderneemt moet je dichter bij het vooropgestelde doel brengen. Als dat niet het geval is, heeft het geen zin er tijd aan te besteden. Zo simpel is dat!”, zegt een gedreven Maarten Vanneste. “Alles moet nog wel leuk blijven, maar leuk is geen einddoel. Het is een fundament (Level 1) in de ROI Pyramide* waarop je bouwt. Leren en Netwerken (Level 2) zijn de twee grote doelstellingen. Als het goed is, doen de deelnemers daar iets mee (Actie is Level 3) en dat leidt tot de gewenste impact (Level 4) dat je eventueel in een financieel resultaat (ROI is Level 5) kan omzetten.  

Aan bijeenkomsten als sales meetings of klanten events worden tienduizenden euro’s en voor grotere groepen soms wel honderdduizenden euro’s uitgegeven. Dat moet op een professionele manier gebeuren. “Het proces daarvoor heet MAP* (Meeting Architecture Process). Je maakt een MAP - zeg maar een roadmap - om het budget optimaal te besteden. Het hele proces bestaat uit 15 stappen, maar de grote blokken zijn identificatie van objectieven en design of ontwerp van de meeting en het meetproces. 
*Maarten Vanneste maakt er een Doe-Het-Zelf werkboek over dat je stap voor stap door dit proces neemt: “Meeting Architecture Process” zal eind 2018-begin 2019 beschikbaar zijn via Amazon.com.  

2. Meet het resultaat

“Een groot deel van het werk gaat naar het inbouwen van checkpoints in het planningsproces. Dat is de enige manier om na te gaan of je nog op het juiste spoor zit. Zo moet je specifieke interne 'vervaldata' bepalen voor alle taken en aspecten die te maken hebben met het evenement”, stelt Dominic De Gruyter.

“Dat is zo”, vult Maarten Vanneste aan. “Het is ook belangrijk om zowel op korte als op lange termijn de deelnemers te bevragen en die momenten in te plannen. Wat heb je geleerd? Wat ga je ermee doen? Want de uiteindelijke ROI van een evenement ken je moeilijk meteen na afloop.”

3. Ken je deelnemers

“Wanneer je een evenement plant, is het noodzakelijk dat je weet wie eraan deelneemt. De deelnemers zijn je doelgroep. Het is omzeggens onmogelijk om een evenement te organiseren zonder te weten wie jouw doelgroepen zijn”, benadrukt Maarten Vanneste.

“Niet alleen moet je weten wie je publiek is, je moet ook naar je doelgroep luisteren. Geef je publiek een stem vóór, tijdens en na het evenement. Op die manier kan je je evenement én strategie verbeteren. Zo zou je de deelnemers kunnen betrekken bij de opmaak van het programma en informeren welke sprekers ze op de affiche willen zien. Tijdens het evenement kunnen sprekers live peilingen en inzichten gebruiken om te bepalen hoe hun presentatie zal verlopen en die eventueel bij te sturen. Na het evenement kan je via digitale enquêtes feedback verzamelen die nuttig is voor toekomstige evenementen.”

4. Maak er een ‘One-of-a-Kind Experience’ van

“Stel jezelf de vraag: waarom zouden mensen naar het evenement komen? Wat bieden we de  deelnemers dat andere evenementen niet hebben? Voor de deelnemers moet jouw evenement een unieke beleving zijn die ze nergens anders vinden. Die ervaring heeft te maken met zaken zoals het thema, de locatie, de design en sfeer van de omgeving, de catering, de technologie, de sprekers, ...”, beklemtoont Dominic De Gruyter.

“Steeds vaker blijkt dat deelnemers komen om andere deelnemers te ontmoeten, om te netwerken. Denk dus goed na over hoe je de netwerkmogelijkheden tussen de deelnemers aanpakt en stimuleert”, vult Maarten Vanneste aan.

 5. Omarm de nieuwste technologie

“We leven in een digitaal tijdperk, waarin alles mobiel is”, zegt Dominic De Gruyter. “Technologie moet een onderdeel zijn van meeting design. Apps, VR, live streaming en videogames zijn maar enkele technologische toepassingen tijdens evenementen.” Tot voor enkele jaren was videoconferencing een uitzonderlijke optie. Nu is het bijna uitzonderlijk als er tijdens grote conferenties geen gebruik wordt van gemaakt.

Maarten Vanneste: “Met ‘Multihub meeting’** kunnen we tot 80 deelnemers per site – met een maximum van 24 locaties  – met elkaar verbinden zodat ze mekaar kunnen zien en met elkaar kunnen spreken. Zo evenaren we een face-to face-meeting. Uiteraard moet een dergelijke setting heel goed gemodereerd worden. PFL leidt dit in goede banen, maar het vraagt eveneens een inspanning van de organisator.”

** Maarten Vanneste publiceerde hierover het boek: ‘Multihub Meetings’ dat je gratis kan aanvragen.

6. Lever ‘content’ bij elke stap

“Tijdens de hele levenscyclus van een evenement moet je de deelnemers continu nieuwe content bieden. Vóór het evenement b.v. algemene informatie, FAQ’s, promotionele aanbiedingen, enz. Tijdens het evenement kan die content gaan over sprekers, sessies, algemene informatie over de stad waar het evenement plaatsvindt, en meer. Na het evenement kan je nog verder content leveren al was het maar om het gesprek gaande te houden, van fora tot feedback-enquêtes”, zegt Dominic De Gruyter.