De pragmatische benadering: een stappenplan voor voorraadoptimalisatie

In een markt waar klanten steeds hogere eisen stellen, ontstaan nieuwe trends die de marges op voorraad in toenemende mate onder druk zetten. Anderzijds moet je als bedrijf wel grote voorraden aanleggen om een hoge beschikbaarheid te creëren. Ondertussen stijgt het prijskaartje van de voorraad zelf. De waarde kan oplopen tot meer dan 30% van het totale balansactief. Een doordacht beheer dringt zich met andere woorden op. Specialist Slimstock beveelt een pragmatische aanpak aan en geeft een stappenplan voor voorraadoptimalisatie mee als handig hulpmiddel.

Het van oorsprong Nederlandse Slimstock commercialiseert een complete tool voor supplychain- en voorraadoptimalisatie. Het bedrijf leidt klanten op om het maximum uit de oplossing te halen. Ook kennisdeling maakt deel uit van de bedrijfscultuur. Het ‘stappenplan voorraadoptimalisatie’ is daar een voorbeeld van.

Stappenplan voorraadoptimalisatie: van strategie naar operatie

Een stappenplan voorraadoptimalisatie moet vertrekken vanuit de bedrijfsstrategie. Daarin bepaal je hoe je je als bedrijf wilt positioneren in de markt. Een goed voorraadbeheerproces ondersteunt deze positie op de lange termijn. Volgens Treacy & Wiersema (zie schema hieronder) moet je drie assen beheersen, maar hoef je slechts op 1 as te excelleren. Welke as is dominant voor jouw onderneming? Daaruit kan je afleiden wat de uitdagingen binnen het voorraadbeheerproces zullen zijn. Deze moet je dan aanpakken vanuit een tactisch plan.

Figuur 1.

Het Slimstock bouwstenenmodel

Er zijn enkele cruciale componenten nodig om het tactisch voorraadbeheerplan te vervolledigen. Die doopte Slimstock om tot het ‘bouwstenenmodel’. Het model leverde reeds tastbare resultaten op bij ondernemingen.

Figuur 2.

Het stappenplan voorraadoptimalisatie

Dit bouwstenenmodel is de basis voor het tactisch plan en vertaalt zich naar het stappenplan, zoals weergegeven in figuur 3.

Figuur 3.

Juiste assortiment bepalen

De huidige enorme assortimenten liggen aan de basis van overvoorraad en lage beschikbaarheid. Zo hebben ze een nefaste impact op de winstgevendheid. Denk daarom goed na over hoe je de groeiende assortimenten onder controle kan houden. Gericht in- en uitfaseren kan een belangrijke rol spelen, maar is geen gemakkelijke opgave. Aangezien men de beslissingen vaak op emotionele basis neemt, ligt de in/uitfaserenverhouding soms zeer hoog. De assortimentsmatrix kan je helpen. In figuur 4 vind je een voorbeeld van een uitgewerkte matrix.

Figuur 4.

De assortimentsmatrix vertrekt van bepaalde criteria, waarbij je als organisatie weergeeft waarom je artikelen in het assortiment wilt houden. De volledige organisatie moet hiervoor de arbitraire norm bepalen. Dat maakt het in-en uitfaseringsproces transparant en weert de emotie uit het proces. Elk van de criteria krijgt een weging en een score. Op die basis valt een beslissing inzake het in-en uitfaseren.

Productlevenscyclus-sturing

Tijdens de levenscyclus van een artikel varieert de omzetzekerheid, net als het risico op incourante voorraad. Dat laatste is vooral het geval op 2 momenten: wanneer het artikel nieuw is (en voor het eerst ingekocht) en wanneer het aan het einde van zijn levenscyclus zit. Volgens sommige bronnen vloeit 35% van de incourante voorraad voort uit de eerste inkoop. Deze risico’s maximaal inperken is van groot belang.

Je kan de huidige situatie in kaart brengen met behulp van het 6-vlaks model of WCRA (Working Capital Risk Assessment), weergegeven in figuur 5. Dit model deelt het assortiment op in levensfase en voorraadsturing, namelijk of een artikel op order gestuurd wordt (make-to-order) of op voorraad (make-to-stock). De figuur hieronder illustreert het model en toont welke risico’s op welk kwadrant zitten. Slim4, de software van Slimstock, integreert dit model.

Figuur 5.

Prioriteit- en besturingsclassificatie

De optimale voorraadhoogte in de theorie is een optimale balans tussen beschikbaarheid, voorraadkosten, aankoopkosten en bestelkosten, dus met een zo hoog mogelijke winst. In de praktijk zien we evenwel meer en meer enorme assortimenten, waardoor het bewaken van de balans steeds meer tijd inneemt. Belangrijke topartikelen krijgen zo soms onvoldoende aandacht. Bij grote assortimenten moeten we daarom diversifiëren. Het Pareto-principe stelt dat 20% van het totale assortiment 80% van de (bruto)winst oplevert. Daarnaast genereert 50% van het assortiment slechts 5% van de winst. De overige 30% genereert dus nog 15%. Respectievelijk worden deze A-, C- en B- artikelen genoemd (X-, Z- en Y-artikelen wanneer 2 criteria worden gebruikt, zoals bijvoorbeeld omzet en winst).

Figuur 6.

Door de differentiatie toe te passen in je stappenplan voorraadoptimalisatie , kunnen we focussen op een kleine groep van artikelen en tegelijkertijd een grote winstgevendheid creëren. Daardoor blijft een groot assortiment rendabel. De classificatie werkt tijdbesparend, maar soms ben je alsnog elke dag bezig met een grote hoeveelheid artikelen. Dan is het handig om een ABC-classificatie binnen de A-artikelen te doen. Of nog een stap verder te gaan. Bij een triple ABC-classificatie houden we 0,8% van het assortiment over, dat nog steeds 50% van de winst genereert.

Bepalen van het voorraadoptimum

In voorraadbeheer moet je in essentie slechts 2 vragen beantwoorden: wanneer bestellen we de goederen (met andere woorden: wat is het optimale bestelniveau) en in welke hoeveelheden (wat is de optimale bestelhoeveelheid)? Wanneer we het voorraadverloop in de praktijk bekijken, bepalen we aan de hand van de antwoorden op beide vragen de cyclische voorraad (Q) en de veiligheidsvoorraad (VV), zoals aangegeven in figuur 7.

Figuur 7.

De veiligheidsvoorraad

In de praktijk berekent software de veiligheidsvoorraad. Toch is het handig om alvast de verschillende componenten te kennen. We bekijken ze bondig.

1. Het servicelevel

Binnen deze context heeft het servicelevel betrekking op de interne uitlevergraad. Die verschilt van de externe uitlevergraad aan klanten. Bij de interne uitlevergraad gaan we uit van het aantal keer dat we direct uit voorraad kunnen leveren en het aantal stuks dat we direct uit voorraad kunnen leveren. Dit steeds vanuit het standpunt van het voorraadpunt (het magazijn).

2. De voorspellingsfout

Gedurende de levertijd kunnen we de vraag niet perfect voorspellen. Hoe groter de voorspellingsfout, hoe groter de veiligheidsvoorraad.

3. De leverbetrouwbaarheid

In de meeste standaard ERP-pakketten met een voorraadbeheermodule, neemt de veiligheidsvoorraad enkel de gemiddelde levertijd in rekening om de voorspelfout aan te passen. Dat houdt een onderschatting in van de veiligheidsvoorraad. Breng daarom de leverbetrouwbaarheid in rekening om de veiligheidsvoorraad te bepalen.

Logistieke kosten optimaliseren

De bestelhoeveelheid heeft een enorme impact heeft op de logistieke kosten (jaarlijkse voorraadkosten en bestel- of omstelkosten). In veel gevallen is deze hoeveelheid opgelegd door de leverancier of ooit door de inkoopmanager bepaald in overleg met de leverancier. Een optimalisatie van deze kosten door het herbepalen van de bestelhoeveelheid kan heel veel opleveren.

De Amerikaanse productie-ingenieur Ford Whitman Harris ontwikkelde een wiskundig model, dat de omstelkosten in acht nam en de optimale productiehoeveelheid bepaalde. De hedendaagse geformaliseerde versie staat bekend als de ‘formule van Camp’.

In figuur 8 staat D voor de jaarlijkse vraag, O voor de bestelkost per orderregel, h voor het jaarlijkse voorraadkostpercentage en P voor de artikelprijs.

Figuur 8.

De bestelkost (alle kosten van bestelling tot beschikbaarheid voor verkoop) en het voorraadkostpercentage (ruimte-, rente- en risicokosten) moeten dus bekend zijn.

Een benchmark onder 98 bedrijven (fig. 9) geeft een goede startpositie en de gangbare voorraad- en bestelkosten per sector.

Figuur 9.

Overtuigd van het nut van een doordacht stappenplan voor voorraadbeheer? Slimstock staat je graag bij met perfomante software, praktische begeleiding en kennisdeling. Neem contact op met onze specialisten via het formulier hieronder.