Alles over de digitale factuur en de overgang naar e-facturatie

De digitale transitie zet zich in sneltreinvaart door. Softwareontwikkelaars bedenken steeds efficiëntere oplossingen om bedrijfsprocessen te vereenvoudigen en te optimaliseren. Logisch dat ze ook het aspect facturatie onder handen nemen. Maar wat zijn nu eigenlijk de voordelen van een digitale factuur? En waarin verschilt ze van een elektronische factuur? Dat lees je hier.

Als ontwikkelaar van cloud-businesssoftware voor kmo’s, is Exact perfect vertrouwd met de automatisering van boekhoud-, financiële, ERP-, HRM- en CRM-processen. Die knowhow resulteerde onder meer in Exact Online Boekhouden. Met deze tool automatiseer je je boekhouding en je facturatieproces. En ben je nu al klaar voor de elektronische factuur, die vanaf 1 januari 2026 voor alle Belgische ondernemingen, ongeacht hun grootte, verplicht wordt.

Wat is een digitale factuur?

In veel gevallen is de digitale factuur een pdf-versie van de traditionele papieren factuur. Je verstuurt of ontvangt ze als pdf-bestand per mail. De ontvanger kan de factuur digitaal raadplegen en verwerken. Daarin zit al een groot stuk van de efficiëntiewinst. Het verwerken gaat namelijk heel wat sneller en makkelijker. Vandaag kiezen de meeste ondernemingen ervoor om digitale facturen te versturen. Sommige beschikken eveneens over tools om de verwerking van pdf-documenten – of een deel ervan – te automatiseren. Zoals altijd betekent digitaliseren ook hier tijd besparen en menselijke fouten voorkomen. Net als de papieren variant, moet ook de digitale versie voldoen aan een aantal vereisten, die de Federale Overheidsdienst (FOD) Financiën vooropstelt. Is dat het geval, dan is je digitale factuur rechtsgeldig.

Wat is het verschil tussen een digitale en een elektronische factuur?

Vandaag is de digitale factuur in pdf-formaat nog rechtsgeldig, maar vanaf 2026 moeten alle Belgische ondernemers overstappen op elektronische facturen (e-facturatie). Men gebruikt beide begrippen soms door elkaar, hoewel er een duidelijk onderscheid bestaat. De digitale factuur kan je gewoon op het beeldscherm bekijken. Om het pdf-bestand te verwerken heb je specifieke tools nodig. De elektronische factuur creëer je meteen in computertaal, de UBL (Universal Business Language). Dat is de universele standaardtaal voor elektronisch factureren. Daardoor kan je crediteur jouw elektronische factuur als het ware rechtstreeks in zijn administratie droppen.

Waarom kiezen voor een digitale factuur?

Hoewel er op dit moment veel voordelen zijn, is het belangrijk te weten dat deze situatie slechts tijdelijk is. Vanaf 2026 wordt e-facturatie verplicht. Als je momenteel nog op papier werkt, waarom is het dan cruciaal om de overstap te maken naar digitale facturatie en later naar e-facturatie?

Voordeel 1: je bespaart tijd

Maak je nog papieren facturen op in Word of Excel, die je vervolgens bewaart in pdf-formaat? Dan heb je vast al ervaren dat deze software eigenlijk niet ontworpen is voor dit soort opdrachten. Je voert bijvoorbeeld een element in en plots zie je je hele lay-out verspringen. Herkenbaar? Een factuurprogramma is specifiek bestemd voor de opmaak van digitale facturen. Meteen goed, zonder ergernissen of tijdverlies.

Voordeel 2: de betaling komt sneller

Een handige functie is de betaalknop die je toevoegt aan je digitale factuur. Die is gekoppeld aan een betaalsysteem. Je klant kan de factuur zo direct vereffenen via zijn computer of smartphone. Wil je herhaalfacturen versturen, dan laat je dat automatisch gebeuren. Vergeten of uitstellen behoort voorgoed tot het (analoge) verleden.

Voordeel 3: transacties verwerken was nooit zo eenvoudig

Zoals alle handmatig uitgevoerde taken gaat het manueel verwerken van transacties gepaard met menselijke fouten en tijdverlies. Dan is een digitale factuur stukken sneller en gemakkelijker. Je uploadt jouw transacties via een bankkoppeling in je factuurprogramma, dat je facturen automatisch op ‘betaald’ zet. Tegelijk zie je in een oogopslag welke facturen openstaan.

Voordeel 4: je behoudt het overzicht

Digitale facturen sla je op in het factuurprogramma. Een factuur terugvinden is kinderspel.

Voordeel 5: je verkrijgt meer inzicht

Het factuurprogramma houdt bij welk bedrag je al ontving en hoeveel er nog openstaat. Als je de bonnetjes op dezelfde plaats bewaart, verkrijg je een compleet overzicht van je inkomsten en uitgaven. Handig voor de btw-aangifte.

Voordeel 6: bits & bytes nemen geen plaats in

Zoals je weet moet je alle papieren facturen gedurende minstens zeven jaar bewaren. Een hoop papier die ruimte inneemt en voor jou geen enkele meerwaarde inhoudt. De digitale factuur sla je gewoon op in je computersysteem. Plaats besparend én milieuvriendelijk.

Voordeel 7: je maakt je boekhouder gelukkig

Het delen van facturen verloopt stukken gemakkelijker. Ook voor je boekhouder, die de digitale data rechtstreeks importeert en meteen kan verwerken.

Waarom meteen kiezen voor een boekhoudprogramma in de cloud?

Wil je overstappen op digitaal of elektronisch factureren? Kies dan meteen voor een tool die efficiënt én futureproof is: cloudsoftware. Werken in de cloud heeft als grote voordeel dat jij en je boekhouder de informatie altijd en overal kunnen raadplegen. Daarnaast is het eveneens veilig, aangezien het programma diverse functies automatisch uitvoert. Denk aan back-ups, updates en koppelingen met andere systemen. Andere aspecten die je in overweging kan nemen bij de keuze van de facturatiesoftware zijn het gebruiksgemak, de aanwezigheid van doordachte workflows, nuttige templates enz. Uiteindelijk zal je opteren voor de software, die het best is afgestemd op jouw organisatie. De criteria liggen anders voor een eenmanszaak, die misschien enkele keren per maand een digitale factuur opmaakt, dan voor een grootschalige kmo met een volwaardige boekhoudafdeling. Om het jou gemakkelijk te maken ontwikkelde Exact een handige checklist

Download de Exact checklist ‘selectie boekhoudsoftware’

Met welke tools kan je een digitale factuur opstellen?

Wil je ook digitale facturen versturen? Of je onderneming klaarstomen voor het versturen van conforme elektronische facturen? Mocht het nog niet gebeurd zijn, dan is de tijd zeker rijp om te starten met een facturatietool.

Kijk eens bij Exact Online Boekhouden. Hiermee automatiseer je naast je boekhouding ook je facturatieproces en ben je helemaal klaar voor e-facturatie. Het is het populairste boekhoudprogramma bij de kmo’s, en het bevat zelflerende functies die fouten helpen voorkomen. Het pakket groeit mee met jouw zaak en je behoeften. Nog een pluspunt: je integreert makkelijk meer dan 220 zakelijke apps (kassasystemen, webshops, betaalmethodes, CRM enz.) in het programma. Exact maakt zich sterk dat je met deze software tot 73% bespaart van de tijd die je aan je boekhouding wijdt.

Bekijk de demo

Waarom nu al kiezen voor e-facturatie?

Tegen 2026 vervalt de e-factuur de digitale factuur. Mocht je hiervoor nog niet klaar zijn, dan is de tijd zeker rijp om te starten met een facturatietool.

Veel kmo's zullen vandaag nog moeten investeren in een (nieuw) softwarepakket. Om de overgang voor hen vlotter te laten verlopen, besliste de Belgische overheid dat elke eenmanszaak of kmo kan genieten van een kostenaftrek van 120% in de inkomstenbelasting met betrekking tot gestructureerde elektronische facturatie. Voor grotere bedrijven geldt hetzelfde principe, maar dan in de vorm van een investeringsaftrek. Concreet zijn die aftrekbare kosten abonnements- of advieskosten voor e-facturatiesoftware, zoals persoonlijke consultancy. De maatregel geldt voor het belastbaar tijdperk 2024 tot en met 2027. Om maximaal je kosten voor e-facturatiesoftware te kunnen aftrekken, kan je er dus best vroeg mee beginnen.

Ga je van start met e-facturatie met Exact, dan zijn dit de stappen die je moet zetten.

1. Registreer je bij Peppol

Peppol is het netwerk voor het versturen van e-facturen. Dat kan eenvoudig in je Exact-omgeving. Aan de hand van je ondernemingsnummer en IBAN-gegevens controleert het systeem of je bedrijf wel degelijk echt bestaat.

2. Verstuur en ontvang facturen

Daarmee kan je van start gaan onmiddellijk na je registratie.

3. Ontvang retourberichten

Verzender en ontvanger van de digitale factuur hebben zicht op de factuurstatus (geleverd, bevestigd, in bewerking, geaccepteerd of afgekeurd), dankzij het retourbericht.

4. Verwerk de factuur in je digitale boekhouding

De e-facturen kan je een-op-een inlezen in je Exact-editie, mits je gebruik maakt van de No Hands Accounting add-on. Handmatige correcties zijn dan niet langer nodig.

Ben je klaar om je facturatieproces te moderniseren? Of ben je nog op zoek naar de juiste e-facturatie software voor jouw KMO? De specialisten van Exact staan je graag met raad en daad bij. Aarzel niet om contact op te nemen.