Wat met de niet-opgenomen vakantiedagen van mijn werknemers?

Marijke Beelen (foto) is juriste bij het kenniscentrum van Acerta. Zij is onder meer specialist in jaarlijkse vakantie. “Vakantiedagen zijn werkdagen waarop een werknemer thuisblijft, met behoud van loon. Iedere werknemer die onderworpen is aan de sociale zekerheid, bouwt vakantierechten op in het huidige kalenderjaar. In het daaropvolgende jaar moeten die vakantiedagen in principe opgebruikt worden. In eerste instantie moet een werkgever ervoor zorgen dat het werk zodanig georganiseerd is dat een werknemer al zijn vakantiedagen kan opnemen tegen 31 december. In de praktijk zien we dat tegen die regel heel wat gezondigd wordt en dat werknemers niet al hun vakantiedagen opnemen.”

Vakantiedagen uitbetalen?

Wat doe je als een werknemer niet al die vakantiedagen heeft opgenomen? Er zijn een aantal parameters die bepalen wat je als werknemer kunt of moet doen. Marijke geeft toelichting. “De niet-opgenomen dagen kunnen uitbetaald worden. In dat geval is er een groot onderscheid tussen arbeiders en bedienden. Arbeiders krijgen hun vakantiegeld in één keer uitbetaald. Vanaf mei krijgen ze zowel hun enkel als dubbel vakantiegeld. Als ze op 31 december niet al hun vakantiedagen hebben opgenomen, dan mogen zij het vakantiegeld - dat overeenstemt met die dagen - houden.”

“Bij bedienden liggen de zaken anders. Zij krijgen hun vakantiegeld per dag vakantie die ze opnemen. Als de bediende op het einde van het kalenderjaar niet al die dagen heeft opgenomen, is er nog een potje vakantiegeld verschuldigd. Zoals je weet moet de werkgever ervoor zorgen dat de bediende vakantie kan nemen. Als het de schuld van de werkgever is dat de vakantie niet is opgenomen, moet de werkgever het bedrag uitbetalen. Als de werknemer zelf nalaat de dagen op te nemen, ben je als werkgever het bedrag niet verschuldigd en kun je weigeren om de vakantiedagen uit te betalen. In dat geval moet je wel kunnen bewijzen dat je als werkgever je werknemer de kans hebt geboden om zijn dagen op te nemen. Daarom kijken veel werkgevers in november na hoeveel dagen elke medewerker nog heeft openstaan en zullen ze hen met een mail herinneren aan dat saldo. Met zo’n bericht bewijs je dat je je werknemers effectief de kans geboden hebt om hun resterende vakantie te nemen.”

Of overdracht van openstaande vakantiedagen?

Is het een alternatief om de niet-opgenomen vakantiedagen over te dragen naar het volgende kalenderjaar? “Eigenlijk is het overdragen van vakantie verboden volgens de wet”, begint Marijke. “Het is dus de meest onwettelijke oplossing voor openstaande vakantiedagen. Vaak zijn het de werknemers die er zelf voor kiezen om hun vakantiedagen over te dragen. In zulke gevallen geven wij werkgevers een aantal vuistregels mee om die situatie zo goed mogelijk te organiseren. Als werkgever moet je vooral proberen te vermijden dat werknemers overgedragen vakantiedagen gaan oppotten. Daarom is het een goed idee om ten eerste een einddatum vast te leggen waarvóór die dagen moeten worden opgenomen, bijvoorbeeld 31 maart of 30 april. Ten tweede kun je maar beter een limiet zetten op het aantal over te dragen dagen: niet de volledige twintig, maar bijvoorbeeld maximum acht of tien dagen. Op die manier vermijd je dat werknemers potjes met vakantiedagen gaan maken.”

Gevallen van overmacht

“Er bestaan ook gevallen van overmacht”, weet Marijke. “Dat zijn onvoorzienbare en onvermijdbare situaties waaraan niemand iets kan doen. Gevallen waarin iemand door overmacht zijn vakantiedagen niet kan opnemen, zijn wel geregeld in de wet. Stel dat iemand langdurig ziek valt of in zwangerschapsrust is en afwezig is tot 31 december. In zulke gevallen moeten op het einde van het jaar de niet-opgenomen vakantiedagen en het dubbel vakantiegeld uitbetaald worden, gebaseerd op het loon van december. Dat bedrag is vrij van RSZ. Hou er wel rekening mee dat het ziekenfonds de uitkering voor december zal verminderen met het aantal vakantiedagen dat in overmacht was.”

Vakantierechten berekenen en herrekenen?

Dankzij de praktijkopleiding van Acerta ben je op de hoogte van de basisprincipes voor de berekening van vakantierechten.

Schrijf je in

Nood aan een partner voor hr die de kracht van je medewerkers versterkt? Reken op de specialisten van Acerta! Meer weten? Stel hen je vraag via het formulier hieronder.